Laat de btw geen belemmering zijn voor uw internationale groeiplannen!

“De wereld wordt steeds kleiner, en de markt juist groter. Ondernemers spelen hier op in: de stap over de landsgrenzen is steeds sneller gemaakt.” Marisa Hut, Partner VAT & Customs Advisory bij Baker Tilly, vertelt over de uitdagingen waar zij met haar team klanten over adviseert. “Elke situatie is anders, en elke btw-vraag die we krijgen is uniek.” Is er een rode draad te ontdekken in de dagelijkse praktijk? “Jazeker!” lacht Marisa. “Voor de ondernemer die zich vóóraf goed laat adviseren, hoeft de btw geen drempel voor internationale groei te vormen!”

Veel ondernemers ervaren btw- en douaneverplichtingen als een last. “De Nederlandse wetgeving is over het algemeen nog redelijk overzichtelijk. Maar zodra de onderneming zaken gaat doen in of met het buitenland, wordt het ingewikkeld. Wat zijn de gevolgen? Welke btw is van toepassing? Moet de onderneming zich ergens registreren? En hoe regel je dit administratief in? Dit zijn vragen waar wij onze klanten bij helpen.”

Houd verschillen en veranderingen in de gaten

“Binnen de Europese Unie is de btw grotendeels geüniformeerd” legt Marisa uit. “Maar landen hebben nog steeds eigen wet- en regelgeving en het speelveld is continu in ontwikkeling. Nieuwe rechtspraak, nieuwe regels voor bijvoorbeeld digitale diensten: het is soms lastig bij te houden. Zeker als je druk bezig bent met je onderneming.” Als ondernemer moet je rekening houden met veranderingen zowel qua regels als qua bedrijfsactiviteiten. “Stel, je verkoopt al een tijdje producten vanuit Nederland aan Duitse particulieren. Je hebt vastgesteld dat hier de Nederlandse btw-regels van toepassing zijn omdat je onder een bepaalde drempel blijft, en je factuur vermeldt 21% Nederlandse btw. Die btw geeft je netjes aan in je Nederlandse btw-aangifte. Op een gegeven moment breid je je activiteiten uit en ga je ook aan Franse particulieren verkopen. Als je dan niet in de gaten hebt dat de drempel ook voor die transacties geldt en naar het totaal wordt gekeken, dan breng je het verkeerde btw-tarief in rekening. Je btw-aangifte is ook niet juist en krijg je te maken met een aangifte- en afdrachtplicht in Duitsland én Frankrijk. Dat zul je recht moeten zetten: dat kost tijd en geld.”

Voorkom vertraging door douaneformaliteiten

Ook op het vlak van de douane is alertheid geboden. “Wanneer je zakendoet met landen buiten de Europese Unie zoals het Verenigd Koninkrijk, Noorwegen en Zwitserland, gaat de douanewetgeving een belangrijkere rol spelen. Daar kun je niet omheen.” Marisa licht dit toe aan de hand van een voorbeeld over een ondernemer die aanklopt met vragen over de invoer van goederen. “Eigenlijk te laat. Die ondernemer was gewend zaken te doen met België en Duitsland en had er niet bij stilgestaan dat er voor invoer uit de Verenigde Staten andere regels gelden. Hij had het vereiste papierwerk niet op orde. Het resultaat was dat zijn goederen in de Rotterdamse haven vastzaten. We hebben hem uiteindelijk kunnen helpen alles in orde te maken, maar dat duurde even. Zijn klanten waren uiteraard niet blij met die vertraging.”

Met een goede voorbereiding en pro-actieve adviseur aan je zijde kun je dit soort problemen voor zijn. “Of het nou gaat om een enkele transactie of een heel nieuw distributiemodel, onze klanten rekenen op onze expertise en ondersteuning. Er is voor ons niets uitdagender dan een moeilijke vraag oppakken en helder aan de ondernemer uitleggen wat de btw- en douanegevolgen zijn. Problemen oplossen, en uitdagingen omvormen tot kansen.”

Administratieve versimpelingen

Om alle ontwikkelingen inzichtelijk te maken, zitten Marisa en haar collega’s regelmatig (digitaal) aan tafel met hun klanten. “Vinger aan de pols houden is belangrijk. We publiceren regelmatig artikelen over nieuwe ontwikkelingen die we delen met onze klanten, maar ook juist in een goed gesprek komen de interessante inzichten naar voren. Soms moeten we nieuwe verplichtingen bespreken, maar vaak kunnen we het juist makkelijker maken voor de ondernemer. Bijvoorbeeld door te wijzen op administratieve versimpelingen als de One-Stop-Shop. Met dit éénloketsysteem kunnen alle EU btw-aangiften in één land kunnen worden ingediend in plaats van in elke aparte lidstaat voor specifieke transacties.”

Zet data om in scherpe inzichten

Baker Tilly heeft bovendien een aantal tools ontwikkeld die bruikbare inzichten bieden in de btw-positie en compliance van ondernemingen. Bijvoorbeeld de International Trading Tool (ITT). Marisa: “Met behulp van onze ITT haal je meer informatie uit de data die toch al in de administratie aanwezig is. De tool haalt onder andere invoerfouten, onjuistheden en onvolkomenheden in de btw-processen en -administratie boven water. Aan de hand van deze bevindingen kan bovendien relatief eenvoudig worden bepaald of verbeteringen mogelijk zijn om de btw-positie te optimaliseren.”

Marisa’s afsluitende wijze woorden? “Als ondernemer heb je goed in beeld wat je wilt bereiken, maar zorg dat je de btw- en douaneverplichtingen ook scherp hebt. De regels zijn wellicht ingewikkeld. Maar met goed advies en de juiste ondersteuning hoeven ze geen belemmering te vormen voor je internationale groeiambities!”

Meer weten over internationale groei? Onze experts zetten een aantal belangrijke aandachtspunten helder voor u uiteen. Lees hier meer óf neem direct contact op met onze adviseurs.

Wet- en regelgeving op dit gebied kan onderhevig zijn aan verandering. Wij raden u aan om met uw Baker Tilly adviseur te overleggen over de impact hiervan.