‘Iedere dag met passie en volharding aan de slag’

Projecten zijn er in heel veel soorten en maten. Ook bij overheden vragen projecten om grip en controle. Niets is vervelender dan overschrijding van tijd, budget en het niet halen van beoogde doelstellingen; iets dat helaas veel vaker wél dan niet voorkomt. Partner bij Baker Tilly Winnie Grondel-Kort spreekt met projectmanager Marcel Alderliesten over zijn ervaringen met het indrukwekkende en omvangrijke Zeeuwse project ‘Dijkversterking Hansweert’, dat wel binnen tijd én budget wordt uitgevoerd. Bij dit project is Baker Tilly Advisory in de persoon van partner David Zijlmans de sparringpartner van het Waterschap Scheldestromen met betrekking tot de verantwoording voor de subsidie Hoogwaterbeschermingsprogramma.

De wereld van vandaag is complex. Van oorlogen tot personeelstekort en van klimaatproblematiek tot bezwaarprocedures; er zijn altijd interne en externe factoren die projecten beïnvloeden en zorgen dat de grip op tijd, geld en doelstellingen verloren wordt. Het effect daarvan lezen we regelmatig in de media. Baker Tilly komt als accountant van lokale overheden vaak in aanraking met grote projecten, als hoog risico voor de jaarrekeningcontrole. Deze risico’s zijn een vast agendapunt in gesprekken met organisaties, besturen en auditcommissies. Goed om projectuitvoering eens op een hele andere manier te bekijken!

Winnie: Er gaat nog wel eens wat mis bij projecten. Kun jij ons vertellen hoe jij die grip niet verliest?

Marcel: “Als de motivatie en de wil er is om een project succesvol uit te voeren, dan zijn er twee dingen nodig: heldere sturingsprincipes en discipline. Dat klinkt wellicht wat simpel, maar is dat zeker niet. Een project als de dijkversterking in Hansweert omvat een doorlooptijd van zo’n 10 jaar en zo’n 160 miljoen euro voor de realisatiefase, in een geografisch gebied met allerlei stakeholders en uiteenlopende belangen. Als je je binnen een project omringt met professionals die zich met passie en volharding inzetten voor de projectdoelen, dan maakt de omvang niet uit. Dan lukt het! Door uitgebreid en intensief aan de voorkant na te denken over de inrichting en de besturing van een project, bespaar je uiteindelijk veel tijd en geld bij de uitvoering.

Hier in Hansweert werk ik onder meer samen met projectcontroller Jeroen de Jonge. Hij is een verbindende schakel binnen ons team en ondersteunt de visie dat je een project moet aanpakken met het einddoel voor ogen. Jeroen geeft doorlopend overzicht en inzicht in de (financiële) situatie. Dat is onontbeerlijk. Steeds opnieuw en zowel voor, tijdens als na afloop van een project. Risico’s en onzekerheden worden kansen als je daar goed zicht op hebt en je de projectuitvoering daarop inricht. Dat is topsport. Het is belangrijk dat iedereen snapt waarom een project wordt uitgevoerd. Het vraagt discipline en focus van gemotiveerde mensen die samen werken aan een projectdoel, dat geef ik onmiddellijk toe. Maar als het lukt om dat bij het begin van een project al voor elkaar te krijgen, dan wordt ieder project succesvol.”

Er zijn met deze dijkversterking veel belangen gemoeid en er zijn ongetwijfeld veel meningen over de aanpak die gevolgd wordt. Hoe hou je iedereen op de hoogte van de voortgang?

“De omgeving is je vriend en het is verstandig om in die vriendschap te investeren. Dus trek je laarzen aan en ga actief aan de slag met belanghebbenden in die omgeving. Ga om tafel met de gemeente, met die grondeigenaar, met ondernemers en betrek daarin ook je adviseur en aannemer. Doorgrond de beweegredenen van een eventueel bezwaar, weeg dat af en doe er iets mee in je aanpak. Wees duidelijk over wat je daarmee doet en waarom je iets honoreert of juist niet. Door actief samen te werken met de omgeving door middel van participatie, communicatie en het serieus nemen van feedback, kunnen bezwaren worden beperkt en kunnen zowel tijd als kosten worden bespaard. En ja, ook dát vraagt veel van de mensen die werken aan het project. In de realisatiefase hebben we een participatietraject ingericht, organiseren we informatieavonden, hebben we dagelijks contact via de Bouwapp, versturen we nieuwsbrieven en plaatsen we voortgangvideo’s op YouTube. De samenwerking met de aannemer en vertegenwoordigers uit die omgeving zijn daarin essentieel. ”

Voor ons als accountants is het enorm prettig om met jullie te werken, omdat we vooraf worden betrokken bij (de beheersing) van risico’s en het project soepel verloopt. Heb je nog meer praktische inzichten voor het beheersen van projecten voor andere lokale overheden?

“Een realistische planning en de besturing van het projectdoel zijn essentieel. Het gevaar in de initatiefase van een project zit ‘m vaak in te veel optimisme. Daarom is het belangrijk om als projectteam de regie te hebben op die planning en op dat projectdoel en dat niet bij de (politieke) bestuurder te laten. Alles wat afwijkt van het projectdoel en de projectplanning moet immers door het projectteam worden opgelost. Duidelijkheid naar elkaar, besluitvaardig zijn en constant streven naar verbeteren van je werkwijze is nodig voor een succesvolle projectuitvoering. Als je dat doet, wordt projectbesturing een logisch onderdeel van je werkwijze en oefen je met de gewenste uitkomst. Wij zijn eerder klaar dan voorspeld en we blijven binnen het oorspronkelijke budget. Dat is dus een positieve afwijking op de verwachtingen. Door in een vroeg stadium te anticiperen op die uitkomst, kun je die verwachtingen bijstellen en daarover rapporteren en informeren. Dat voorkomt gedoe achteraf.

Last but not least: durf buiten kaders te denken. Een heel praktisch voorbeeld van een risico ombuigen in een kans, is het werken in het stormseizoen. Iets dat bijna ondenkbaar is in Zeeland. Door alle risico’s vooraf heel uitgebreid te oefenen en om te zetten in beheersmaatregelen hebben we enorme tijdswinst geboekt en kunnen we het werkgebied eerder dan gepland aan de omgeving teruggeven. En daar is uiteindelijk iedereen bij gebaat.”

Wil jij meer weten over dit project, of majeure projecten in het algemeen? Op 18 maart host Baker Tilly een webinar over Majeure projecten en duurzaamheid binnen de publieke sector. Meld je hier aan.

Meer informatie over het project 'Dijkversterking Hansweert'?
Klik hier of bekijk de voorgang op Youtube ‘dijkversterking Hansweert’