Let op: per 1 april 2024 gelden nieuwe regels voor afhaaltransacties

De regelgeving voor zogenoemde afhaaltransacties wijzigt per 1 april 2024. Vanaf die datum gelden er nieuwe regels voor de afhaalverklaring bij intracommunautaire leveringen van goederen waarbij de afnemer zelf het vervoer regelt en de goederen op locatie komt ophalen.     

Geactualiseerd besluit Toelichting Tabel II

Op 22 december 2023 is het Besluit van 20 december 2023, nr. 2023-22510, Toelichting Tabel II gepubliceerd. Dit besluit vervangt het huidige Voorschrift tabel II. Het nieuwe besluit treedt in werking op 1 april 2024 en bevat meerdere uitbreidingen en wijzigingen op het vlak van de btw. Er zijn op details wijzigingen aangebracht ten opzichte van de bestaande regels.

In dit artikel lichten wij één van de wijzigingen toe, namelijk de afhaalverklaring.

Wanneer is een afhaalverklaring noodzakelijk?

Voor de toepassing van het btw 0%-tarief op intracommunautaire leveringen van goederen moet worden voldaan aan strikte voorwaarden. Zo moet u onder andere op het moment van levering een geldig en geverifieerd btw-identificatienummer van uw klant in een EU-land (niet Nederland) hebben. Bovendien moet u kunnen aantonen dat de goederen Nederland hebben verlaten en naar een ander EU-land zijn vervoerd. Dit onderbouwt u aan de hand van documentatie.

Bij afhaaltransacties kunt u het grensoverschrijdend vervoer maar beperkt aantonen. U bent immers niet direct in bezit van de vereiste administratie zoals vrachtbrieven, omdat uw afnemer de goederen bij u afhaalt en het vervoer regelt. Om de administratieve lasten te verlichten kan de leverancier in deze situatie volstaan met een complete en getekende afhaalverklaring van de afnemer, wanneer het gaat om een vaste afnemer. Die verklaring op basis van een voorgeschreven model kan worden gebruikt als deel van het benodigde bewijs van het vervoer.

Striktere eisen afhaalverklaring

Met de inwerkingtreding van het besluit Toelichting Tabel II vanaf 1 april 2024 worden  striktere eisen gesteld aan de afhaalverklaring. In de Toelichting Tabel II is daarom een geactualiseerde versie van de model afhaalverklaring opgenomen. De wijzingen zien met name op het vereiste van een ‘vaste afnemer’ en op de ondertekening.

Vereiste ‘vaste afnemer’

In de geactualiseerde afhaalverklaring wordt de kwalificatie als ‘vaste afnemer’ benadrukt en staat deze verwoording ook expliciet meerdere malen opgenomen in de model afhaalverklaring. Het vereiste dat de afnemer een ‘vaste afnemer’ is, is niet nieuw en geldt ook onder de huidige regels. Wanneer een afnemer als ‘vaste afnemer’ kwalificeert, is ook in het nieuwe besluit niet beschreven. Het is bijvoorbeeld niet duidelijk of het volstaat dat een afnemer eens per jaar goederen afneemt. Met de nieuwe bewoording in de verklaring zijn gevallen van puur incidentele afnemers wel explicieter uitgesloten dan voorheen.

Ondertekening

De afhaalverklaring moet uiterlijk op het moment dat de goederen worden opgehaald worden getekend door de vaste afnemer zelf of een personeelslid van de vaste afnemer. Tot op heden kon worden volstaan met ondertekening door degene die de goederen (namens de vaste afnemer) in ontvangst neemt, en kon de verklaring ook worden gebruikt als het vervoer plaatsvindt door een derde (namens de afnemer). In bijzondere gevallen kan thans ook nog worden volstaan met ondertekening achteraf; vanaf 1 april 2024 is dat in beginsel niet meer mogelijk. Daarnaast kan vanaf 1 april 2024 de verklaring alleen nog maar worden gebruikt bij vervoer door de afnemer zelf (dus niet meer bij vervoer door een derde namens de afnemer).

Wees alert en zorgvuldig: voorkom weigering btw 0%-tarief

Voldoet u niet aan de vereisten omtrent vervoersdocumenten dan kan het btw 0%-tarief voor intracommunautaire leveringen goederen mogelijk worden geweigerd. Dat heeft gevolgen voor u en uw afnemer. We geven u de volgende tips:

• Beoordeel uw processen naar aanleiding van de nieuwe regels.

• Maakt u gebruik van afhaalverklaringen? Gebruik dan de geactualiseerde versie van de afhaalverklaring. Pas zo nodig het proces aan om tijdige afgifte van de verklaring te borgen.

• Informeer ook uw afnemer over de wijzigingen, mede gelet op de vereiste tijdige ondertekening door uw vaste afnemer of een personeelslid van uw vaste afnemer.

• Maak voor afhaaltransacties specifieke afspraken met uw afnemer voor de gevallen dat het benodigde bewijs voor het vervoer niet, niet tijdig of onvolledig wordt verstrekt of als de toepassing van het btw 0%-tarief door een belastingautoriteit wordt bestreden op basis van het criterium van het bewijs van het vervoer.

Contact

Heeft u naar aanleiding van de nieuwe regels voor afhaaltransacties  vragen? Wilt u meer weten over de informatie die u in het bezit dient te hebben voor toepassing van het btw 0%-tarief voor intracommunautaire leveringen van goederen? Of heeft u andere vragen over btw? Neem dan contact op met onze experts Marisa Hut en Stevie Mols van VAT & Customs Advisory. Zij helpen u graag.

Wet- en regelgeving op dit gebied kan onderhevig zijn aan verandering. Wij raden u aan om met uw Baker Tilly adviseur te overleggen over de impact hiervan.