Incoterms, hoe drie lettertjes uw positie na de Brexit kunnen beïnvloeden

Maar wat zijn deze Incoterms nu eigenlijk, behalve dan (in veel gevallen) een formaliteit die u op contracten en facturen vermeldt?

De International Commercial Terms, vaak ‘Incoterms’ genoemd, worden sinds 1936 door de International Chamber of Commerce gepubliceerd. Sindsdien zijn de Incoterms meerdere malen aangepast, voor het laatst in 2020. Verschillen in werkwijzen en wettelijke interpretaties door verkopers en afnemers over de hele wereld zorgden voor een behoefte aan gemeenschappelijke voorschriften en richtlijnen voor de internationale handel. Kortgezegd beschrijven de Incoterms de commerciële voorwaarden en verantwoordelijkheden voor de verkoper en de koper, met betrekking tot vracht/vervoer van de goederen van de verkoper naar de koper, en de verzekering van de goederen. De Incoterms beschrijven ook de export, import, en veiligheidsgerelateerde machtigingen. We merken op dat de Incoterms uitsluitend regels stellen voor de interpretatie van de leveringsvoorwaarden. Ze zien niet op de overgang van de beschikkingsmacht over een goed, of de overige contractvoorwaarden.

Voor douane- en btw-doeleinden zullen de import- en exportgerelateerde aspecten van de Incoterms van groot belang zijn wanneer de Brexit eenmaal een feit is. De Europese Unie (EU) en het VK onderhandelen op dit moment nog over de voorwaarden van hun toekomstige relatie, maar de kans op een harde Brexit wordt met de dag groter. In het geval van een harde Brexit, of een Brexit waarbij het VK een niet-EU land wordt, zullen de Incoterms een nog grotere rol gaan spelen voor het bedrijfsleven.

Voorbeeld

Laten we dit aan de hand van een voorbeeld toelichten.

Stel, een Nederlandse onderneming past op dit moment de zogenoemde DDP Dover, Incoterms 2020 toe wanneer zij goederen verkoopt aan een bedrijf in het VK, en de goederen vanuit Nederland naar het VK vervoert. DDP (Delivery Duty Paid) betekent dat de Nederlandse onderneming verantwoordelijk is voor het vervoer van de goederen naar de overeengekomen plaats van bestemming in het land van de koper, in dit geval Dover (VK). De verkoper betaalt alle kosten met betrekking tot het transport naar de overeengekomen plaats in het VK. Dit betekent maximale verplichtingen voor de verkoper, en minimale verplichtingen voor de koper. Geen probleem, denkt u wellicht: de goederen worden immers op de juiste wijze afgeleverd en bovendien komt dit de klantrelatie ten goede. Toch?

Op dit moment heeft u wellicht gelijk. Maar na de Brexit zal dit veranderen. Er zullen uitvoerformaliteiten in de EU en invoerformaliteiten in het VK ontstaan. De kans is bovendien groot dat u in het VK tegen btw-registratieverplichtingen aanloopt, voor wat betreft de verkoop na invoer in dat land, met alle gevolgen van dien. De DDP-afspraak is wellicht nog goed voor de relatie met uw klant, maar alle bijkomende kosten zijn dan wel voor rekening van uw onderneming.

In dergelijke gevallen kan het nuttig zijn om contact op te nemen met de koper in het VK, om te bespreken of een andere Incoterm kan worden gehanteerd, die voor beide partijen voordeliger is. Een Incoterm zoals DAP Dover, Incoterms 2020, geniet in dit geval wellicht de voorkeur.

In het bovenstaande voorbeeld volgt uit DAP dat de verantwoordelijkheid voor de uitvoer van de goederen bij de Nederlandse verkoper zou hebben gelegen. De Britse koper zou vervolgens de verantwoordelijkheid hebben gedragen voor de douane-inklaring van de goederen in het VK.

Dit zorgt er voor dat de goederen netjes in de haven van Dover worden afgeleverd, maar het voorkomt dat de verkoper verantwoordelijk zou zijn voor de invoer van de goederen in het VK (met alle bijkomende kosten en verantwoordelijkheden van dien). Daarnaast worden douane- en btw-verplichtingen in het VK voor de Nederlandse verkoper voorkomen.

Het gebruik van onjuiste Incoterms kan leiden tot extra kosten en verplichtingen (denk aan invoerrechten, btw, verzekeringen etc.). Erger nog, omdat Incoterms door overheden en juridische autoriteiten over de hele wereld worden erkend, kan niet-nakoming van de relevante Incoterms zelfs leiden tot juridische geschillen op het gebied van het internationaal handelsrecht, met alle gevolgen van dien.

Het is daarom ten zeerste aan te raden om u bewust te zijn van de betekenis van de Incoterms die in een bepaald geval worden toegepast, en de verantwoordelijkheden die daarmee gepaard gaan, voordat u deze afspreekt met uw koper of verkoper.

Vanuit het perspectief van de indirecte belastingen is het adagium: “gebruik nooit DDP en gebruik nooit EXW”. Maximale verantwoordelijkheid is nooit een goed idee, maar minimale verantwoordelijkheid evenmin. Een gedeelde verantwoordelijkheid is vaak de beste oplossing. In de praktijk is een gedeelde verantwoordelijkheid echter niet altijd haalbaar.

Aangezien de Brexit nadert, raden wij u aan uw contracten na te gaan (en zonodig aan te passen), en in kaart te brengen welke verplichtingen u onder de bestaande contractuele afspraken heeft. Daarnaast is het verstandig om ook lopende offertes aan potentiële Britse klanten na te gaan en om te bepalen of aanpassingen noodzakelijk zijn. Het achteraf aanpassen van prijzen of afspraken is in commercieel opzicht een nachtmerrie. Zorg dat u eventuele onduidelijkheden zo snel mogelijk bespreekt met uw leveranciers, afnemers en potentiële klanten.

Wie had er gedacht dat drie kleine lettertjes zoveel teweeg konden brengen?

Wilt u meer weten over hoe u uw onderneming en uw contracten zo kunt inrichten, dat u goed bent voorbereid op de Brexit? Wij helpen u graag meer inzicht te verkrijgen. Neem hiervoor contact met ons op.

Dit bericht is meer dan zes maanden geleden gepubliceerd. Omdat wet- en regelgeving continu in beweging is, raden wij u aan met uw Baker Tilly adviseur te bespreken of de informatie in dit bericht actueel is en gevolgen heeft (of mogelijkheden biedt) voor uw situatie. Uw adviseur praat u graag bij over de laatste stand van zaken.