Groot onderhoud aan vastgoed: hoe schrijven we af?

Als een onderneming vastgoed bezit, vind je dit terug op de balans als een vast actief. Zo geeft de jaarrekening een getrouw beeld van de waarde (en bezittingen) van de onderneming.

Maar de regels voor de jaarverslaggeving zijn ingewikkeld. Zowel voor het activeren als voor het afschrijven en het onderhoud. In de praktijk zien wij dat de toepassing van de componentenbenadering en de verwerking van groot onderhoud regelmatig leiden tot fouten of onduidelijkheden. In dit artikel lees je wat de hoofdregels zijn en welke recente ontwikkelingen er spelen.

Wat is een materieel vast actief?

Wie investeert in bedrijfsmiddelen met een lange levensduur, zal dit vaak op de balans opvoeren. Soms is het zelfs verplicht om dit op de balans te ‘activeren’. Bijvoorbeeld als het gaat om een materieel vast actief, ook wel bekend als MVA. Dit is een actief (bezitting) waarvan het waarschijnlijk is dat de toekomstige economische voordelen zullen toekomen aan de rechtspersoon, en waarvan de kostprijs betrouwbaar kan worden vastgesteld. Vastgoed in eigendom van de onderneming is hier een klassiek voorbeeld van: de waarschijnlijke waardeontwikkeling en de exploitatiebaten komen de onderneming toe, en de kostprijs is betrouwbaar vast te stellen.

Afschrijven, voorzieningen en kosten nemen

Door vastgoed op de balans te ‘activeren’, kun je de waardeontwikkeling én de bijbehorende kosten aan de juiste jaren toerekenen. De aankoop en waardeontwikkeling reken je bijvoorbeeld toe aan de hele levensduur van het bedrijfsmiddel door op de boekwaarde af te schrijven. Elk jaar een stuk, rekening houdend met de restwaarde. Zo ‘pak’ je elk jaar een deel van de aankoopkosten.

Sommige kosten lopen simpel door de winst- en verliesrekening heen. Bijvoorbeeld kosten voor klein onderhoud. Maar kosten voor groot onderhoud worden anders behandeld. Het gaat dan om kosten voortvloeiend uit (periodieke) werkzaamheden na een langere gebruiksperiode, die bedoeld zijn om de huidige staat van het actief in stand te houden (en niet aan te merken zijn als vervanging van belangrijke bestanddelen van het MVA). Bovendien gaat het om kosten die niet beschouwd kunnen worden als frequent voorkomende onderhoudskosten (zoals reparatie en regulier onderhoud).

Voor ‘kosten groot onderhoud’ kun je in sommige gevallen een onderhoudsvoorziening vormen: je bouwt elk jaar een potje op, zodat een verwachte grotere onderhoudsuitgave in een later jaar qua kosten wordt uitgesmeerd over meerdere jaren.

MVA opsplitsen op de balans?

De verwerking van materiële vaste activa (inclusief kosten van groot onderhoud) heeft effect op meerdere jaren vanwege de economische gebruiksduur van een MVA. Soms zou je belangrijke bestanddelen van een materieel vast actief van elkaar moeten onderscheiden, en verschillen ze in gebruiksduur of verwacht gebruikspatroon. Dan zou je ook afzonderlijk op deze belangrijke bestanddelen (componenten) moeten afschrijven. Dit heet de componentenbenadering.

Maar in de praktijk werd dit niet altijd consistent toegepast. De Raad voor de Jaarverslaggeving heeft daarom RJ212 (waarin de regels voor materiële vaste activa zijn vastgelegd) verfijnd, voor boekjaren die aanvangen op of na 1 januari 2023.

Componentenbenadering bij verschillen in gebruiksduur of gebruikspatroon

Als de componentenbenadering moet worden toegepast, moet elke component van het MVA apart geactiveerd zijn. Bij vervanging is er dan sprake van een desinvestering (van het oude onderdeel) en een investering (in het vervangende onderdeel).

Dit kan leiden tot activering en afschrijving van bijvoorbeeld uitgaven voor schilderwerkzaamheden aan een pand op het moment van uitvoering. Voorheen gebeurde dit door jaarlijkse dotaties aan een onderhoudsvoorziening waarbij de uitgave ten laste van de voorziening werd gebracht.

Maak de juiste keuzes

Of er een onderhoudsvoorziening gevormd kan worden (voor groot-onderhoudskosten), of dat er sprake is van een component (met vervangingsinvesteringen), hangt af van verschillende omstandigheden. Het onderscheid tussen vervangingsinvesteringen en groot onderhoud is van belang omdat vervangingsinvesteringen worden geactiveerd en afgeschreven, terwijl groot onderhoud verwerkt mag worden via een onderhoudsvoorziening. Bij de componentenbenadering is elk component apart geactiveerd. Bij vervanging is er een desinvestering en een investering.

Let op: de fiscale regels voor activering, onderhoud en voorzieningen wijken af van de regels voor de jaarverslaggeving. Onze belastingadviseurs kunnen je hier alles over vertellen. 

Deze stelselkeuze, én het onderscheiden van belangrijke bestanddelen, is dus afhankelijk van de feiten en omstandigheden. Dit vereist een hogere mate van oordeelsvorming van de leiding van de onderneming. Bovendien is het administratief best complex. Zorg dus dat de keuzes juist worden gemaakt en vastgelegd, en dat de gevolgen helder zijn. Onze accountants helpen hier graag bij, en leggen ook uit of er overgangsbepalingen van toepassing zijn.

Meer weten over de voor- en nadelen van de componentenbenadering, en wat de gevolgen zijn voor de jaarrekening? Neem contact op met de accountants van Baker Tilly.

Wet- en regelgeving op dit gebied kan onderhevig zijn aan verandering. Wij raden je aan om met jouw Baker Tilly adviseur te overleggen over de impact hiervan.