Facturatie en uw btw-positie

Wanneer u onderneemt binnen de EU, en meer specifiek in Nederland, dan ontvangt u waarschijnlijk inkoopfacturen waarop btw aan u in rekening wordt gebracht. Wellicht krijgt u ook te maken met verlegde btw, waardoor u als afnemer verantwoordelijk voor de afdracht van de btw op uw aankoop. Zodra u een inkoopfactuur krijgt, is het belangrijk om na te gaan of deze correct is en voldoet aan alle vereisten.

In dit artikel lichten onze btw-specialisten een aantal belangrijke aandachtspunten toe bij het verwerken van een factuur. Deze punten gelden voor alle ondernemers, ongeacht waar u gevestigd bent.

Standaardcontroles

Controleer altijd:

• uw bedrijfsgegevens

• btw-identificatienummer

• de factuurdatum

• aard en omvang van hetgeen is gekocht

• het te betalen bedrag

• het btw-bedrag

• de btw-behandeling

Is de factuur correct? Dan kunt u deze verder verwerken in uw administratie. Twijfelt u over de juistheid van een factuur? Neem dan altijd even contact op met uw adviseur.

Als u het gekochte gebruikt voor btw-belaste activiteiten, dan heeft u recht op aftrek van de in rekening gebrachte btw. In uw aangifte komt de btw dan terecht in de voorbelasting.

Voldoet de factuur niet? Neem dan direct contact op met uw leverancier en vraag om een creditfactuur en een nieuwe juiste factuur. U mag de btw namelijk niet in aftrek brengen als de factuur niet voldoet aan de voorwaarden. De onjuiste btw vormt dan een ongewenste kostenpost.

Btw-nultarief of verlegging

Als u een factuur ontvangt waarop 0% btw of geen btw in rekening wordt gebracht, dan is het altijd zaak om na te gaan of u als afnemer wellicht de verplichting heeft om de btw zelf aan te geven en af te dragen.

Voorbeeld 1

Koopt uw onderneming goederen in een ander EU-land, zoals Italië, en worden deze goederen vervoerd van Italië naar Nederland? Op de factuur van de leverancier wordt geen of 0% btw in rekening gebracht. Als koper bent u in deze situatie Nederlandse btw verschuldigd op de aankoop van de goederen. Het aankoopbedrag en de te betalen btw dient u aan te geven in uw Nederlandse btw-aangifte. Als u recht heeft op aftrek van btw, kan u hetzelfde btw-bedrag in dezelfde btw-aangifte weer in aftrek brengen.

Voorbeeld 2

Indien u adviesdiensten inkoopt bij een adviseur in Duitsland, zal deze Duitse adviseur geen btw aan uw onderneming in rekening brengen wanneer u niet in Duitsland gevestigd bent. Indien u in Nederland gevestigd bent, dient u over deze aankoop Nederlandse btw af te dragen in uw Nederlandse btw-aangifte. Indien u recht heeft op aftrek van btw, kan u hetzelfde btw-bedrag in dezelfde btw-aangifte weer in aftrek brengen.

Vrijgestelde prestaties

Let op: het toepassen van het 0%-tarief of verleggen van de btw is niet hetzelfde als het verrichten van btw-vrijgestelde prestaties. Als u vrijgestelde prestaties verricht, heeft u vaak geen (volledig) recht op aftrek van voorbelasting.

Geen btw in rekening brengen en toch aftrek?

Vaak bestaat bij ondernemers het misverstand dat zij alleen btw op kosten in aftrek mogen brengen als zij zelf btw in rekening brengen op hun verkopen. Dit is echter lang niet altijd correct.

Wanneer u als ondernemer het 0% btw-tarief toepast, of als de heffing is verlegd naar uw afnemers, dan draagt u feitelijk geen btw af aan de Belastingdienst. U heeft dan echter wel recht op aftrek van voorbelasting.

Voorbeeld

Een Amerikaanse ondernemer houdt voorraden aan bij een 3PL (Third Party Logistics) in Nederland. De ondernemer verkoopt goederen aan ondernemers in Nederland, Frankrijk en Spanje. De Amerikaanse ondernemer is geregistreerd voor de btw in Nederland en dient hier btw-aangiftes in.

Op de verkopen in Nederland aan de Nederlandse ondernemers wordt een verleggingsregeling toegepast. Op de verkopen aan de ondernemers in Frankijk en Spanje waarbij de goederen ook daarheen worden vervoerd, wordt het 0% btw-tarief toegepast.

De Amerikaanse ondernemer koopt verpakkingsmaterialen in van een leverancier in Nederland. De verpakkingsmaterialen worden afgeleverd bij de 3PL in Nederland. De leverancier brengt 21% btw in rekening op deze aankoop.

De Amerikaanse ondernemer dient na te gaan of de factuur volledig en correct is. Wanneer dit het geval is, kan de Amerikaanse ondernemer de 21% Nederlandse btw in aftrek brengen in de Nederlandse btw-aangifte. De btw-aangifte resulteert daardoor in een btw-teruggaaf.

Let op: de verwerking van de verschillende tarieven en verleggingsregelingen in de btw-aangifte vereist de nodige aandacht. Ook verlegde btw moet bijvoorbeeld aangegeven worden. Uw adviseur legt u graag uit welke bedragen in welke rubrieken horen.

Het belangrijkste document

De factuur is en blijft het belangrijkste document in de btw. Dit geldt zowel voor uw verkoop- als inkoopfacturen. Alle partijen die betrokken zijn bij een transactie hebben belang bij een juiste factuur. Zorg dus dat u op de hoogte bent van de relevante regels en dat u uw administratie inricht op een manier die fouten ondervangt.

Contact

Heeft u vragen over uw btw-positie en facturatie? Neem contact op met het VAT & Customs Advisory team van Baker Tilly. Wij helpen u graag!

Wet- en regelgeving op dit gebied kan onderhevig zijn aan verandering. Wij raden u aan om met uw Baker Tilly adviseur te overleggen over de impact hiervan.