DGA: zijn uw overeenkomsten nog op orde?

Het vastleggen van de afspraken die u als DGA met uw bv maakt: noodzakelijk, maar het heeft niet bij iedere DGA de hoogste prioriteit. Gevoelsmatig maakt u die afspraken ‘met uzelf’, dus wat kan daar nou mis gaan? Toch is het bijzonder belangrijk om zaken als uw arbeidsrelatie en de managementovereenkomst goed vast te leggen en regelmatig te controleren.

Wat is eigenlijk het belang van het sluiten van een arbeidsovereenkomst met uw bv? Wanneer moet deze overeenkomst aangepast worden? En waarom is soms ook een managementovereenkomst nodig? Wij lichten het in dit artikel toe.

Wettelijke verplichting!

Het vastleggen van de afspraken tussen een bv en haar enig aandeelhouder is verplicht op grond van het Burgerlijk Wetboek. Zo moet er met betrekking tot arbeid een aantal zaken schriftelijk worden vastgelegd. Als u hier niet aan voldoet, kan dit onder andere tot gevolg hebben dat een curator, bij een onverhoopt faillissement, de salarisbetalingen die u als DGA hebt ontvangen, aanmerkt als betalingen zonder juridische grondslag. De curator stelt dan dat u onterecht gelden hebt onttrokken uit de bv, en zal dan de betalingen willen terugvorderen. De aanwezigheid van een correcte schriftelijke arbeidsovereenkomst voorkomt dat een curator deze stelling met succes kan innemen. Hierbij is uiteraard wel van belang dat het uitbetaalde loon in lijn is met de overeenkomst. Zorg er daarom voor dat aanpassingen van het salaris (bijvoorbeeld door de wijzigingen op het gebied van gebruikelijk loon) altijd worden vastgelegd in een (addendum op de) arbeidsovereenkomst.

Discussie met de Belastingdienst

Daarnaast is de aanwezigheid van een arbeidsovereenkomst van belang voor de Belastingdienst. Hiermee kunt u namelijk aantonen en onderbouwen welke afspraken er gelden tussen u en uw bv. Wordt bijvoorbeeld een gebruikelijk loon genoten, heeft u recht op bepaalde kostenvergoedingen en is er sprake van een auto van de zaak? Ook in dit kader is het belangrijk om aanpassingen in de arbeidsvoorwaarden schriftelijk vast te leggen. De afwezigheid van een schriftelijke arbeidsovereenkomst maakt eventuele discussies met de Belastingdienst vaak lastiger.

Welk loon ontvangt u tijdens ziekte?

In een arbeidsovereenkomst regelt u meer dan alleen de hoogte van het loon. Ook afspraken over wat er gebeurt bij ziekte worden schriftelijk vastgelegd, aangezien de wettelijke loondoorbetalingsverplichting ook voor de DGA geldt. Hierbij speelt bijvoorbeeld de vraag of een in privé ontvangen arbeidsongeschiktheidsuitkering moet worden verrekend met het salaris dat u ontvangt vanuit de bv, maar ook het percentage aan loon dat aan u wordt doorbetaald door de bv wordt vastgelegd.

Meerdere aandeelhouders?

Wanneer er meerdere aandeelhouders in het spel zijn, is het vastleggen van de arbeidsovereenkomst des te belangrijker. Met een juiste vastlegging voorkomt u discussie over de rechten en plichten met betrekking tot bijvoorbeeld verlof (door ziekte of vakantie), kostenvergoedingen en de omvang van het loon. Een schriftelijke arbeidsovereenkomst legt alle rechten en verplichtingen vast en voorkomt discussies onderling en/of claims bij een eventueel faillissement of bij overname van de bv.

Holdingsstructuur? Denk aan de managementovereenkomst!

Veel DGA’s hebben een zogenoemde holdingstructuur, waarbij de DGA een dienstbetrekking heeft bij de holding-bv en uiteindelijk werkzaamheden verricht voor een werk-bv. Het is van belang om de onderlinge afspraken goed vast te leggen in een schriftelijke managementovereenkomst tussen de holding-bv en de werk-bv. Bij het ontbreken hiervan kan discussie ontstaan over de relatie tussen u als DGA en de werk-bv. Dit zou bijvoorbeeld voor de vervelende situatie kunnen zorgen waar de werk-bv zich geconfronteerd ziet met naheffingen, als de benodigde loonheffingen in het verleden niet zijn voldaan.

In de managementovereenkomst legt u ook andere zaken vast, zoals de precieze taken die de opdrachtnemer (de holding-bv) dient te vervullen, de hoogte van de managementvergoeding, de facturatie van de managementvergoeding en de duur en opzeggingstermijn van de overeenkomst. Ook deze zaken kunnen na verloop van tijd aan verandering onderhevig zijn, dus het is goed om regelmatig na te gaan of de afspraken nog in lijn zijn met de werkelijke situatie.

Meer weten?

Als DGA is het altijd belangrijk om goed in beeld te hebben wat nu precies uw afspraken, rechten en verplichtingen zijn. Dit geldt zowel voor enig aandeelhouders als voor situaties waarin meerdere belangen spelen. Mede als gevolg van een aantal recente wetswijzigingen raden wij DGA’s aan om extra aandacht te besteden aan de afspraken die zij met hun bv hebben. Of het nu gaat om schulden en leningen tussen de aandeelhouder en de bv, de hoogte van het gebruikelijk loon, of de algemene afspraken die u heeft gemaakt, wij staan u bij met praktisch advies en nuttige inzichten.

Wilt u meer weten over de belastingpositie van de DGA, de vastlegging van uw arbeidsrelatie, of hoe wij u van dienst kunnen zijn bij het opstellen van een arbeidsovereenkomst en managementovereenkomst? Onze belastingadviseurs en Employment Advisory-specialisten bespreken graag de laatste stand van zaken met u.

Wet- en regelgeving op dit gebied kan onderhevig zijn aan verandering. Wij raden u aan om met uw Baker Tilly adviseur te overleggen over de impact hiervan.