De laatste btw-aangifte van 2023: waar moet u op letten?

In de laatste btw-aangifte van het jaar moet u vaak correcties en aanvullende zaken verwerken. Deze btw-aangifte wijkt daarom af van de andere btw-aangiftes gedurende het jaar. Wilt u weten waar u op moet letten? Wij zetten de belangrijkste correcties en aandachtspunten voor u op een rij.

Correctie voor privégebruik (auto)

In de laatste btw-aangifte van het boekjaar moet een correctie worden gemaakt voor het privégebruik van zaken waarop de btw in aftrek is gebracht, waaronder auto’s. Als een auto aan een werknemer ter beschikking is gesteld, kan de btw op bijvoorbeeld aanschaf- of leasekosten, onderhoud en brandstof in aftrek worden gebracht wanneer die auto zakelijk wordt gebruikt en voor zover u recht op aftrek heeft. Wanneer een werknemer deze auto daarnaast ook privé kan gebruiken (waarbij woon-werkverkeer als privégebruik telt) dan moet u een correctie verwerken in de laatste btw-aangifte over het boekjaar. Het privédeel van de kosten mag namelijk niet in aftrek worden gebracht. De correctie vindt in principe plaats op basis van het werkelijke gebruik: met een sluitende kilometeradministratie en vastlegging van de btw op de kosten voor de specifieke auto wordt een exacte correctie gemaakt. Dit is echter veel werk en de benodigde gegevens zijn lang niet altijd aanwezig. In plaats van een exacte berekening kunt u daarom ook gebruik maken van een forfaitaire correctie van 2,7% van de catalogusprijs (inclusief btw en bpm). De forfaitaire correctie is 1,5% voor auto’s waarvan de btw bij aanschaf niet in aftrek is gebracht en voor auto’s die vijf jaar of meer in de onderneming zijn gebruikt.

Let op: de correctie moet worden gerapporteerd in rubriek 1d van de btw-aangifte. U moet daarbij enkel het btw-bedrag in de btw-kolom van die rubriek vermelden. De maatstaf-kolom van die rubriek vult u voor deze correctie niet in.

Personeelsverstrekkingen

U mag de btw op kosten voor personeelsvoorzieningen, giften en relatiegeschenken in eerste instantie in aftrek brengen conform de reguliere regels voor aftrek van voorbelasting. Denk hier bijvoorbeeld aan kerstpakketten, cadeaus, bedrijfsuitjes, kantineverstrekkingen en koffie/lunches op kantoor. Voor dit soort kosten geldt echter wel een jaarlijkse grens van € 227 (exclusief btw) per werknemer/relatie. Wanneer het totaal van de verstrekkingen per individuele werknemer of relatie dit bedrag overschrijdt, is er geen recht meer op volledige aftrek over de kosten voor die werknemer/relatie! Controleer daarom goed of uw onderneming deze grens heeft overschreden.

Let op: de eventuele btw-aftrekbeperking moet jaarlijks aan de hand van een speciale berekening worden vastgesteld. Wanneer de zogenoemde BUA-grens is overschreden, bent u verplicht om een correctie te maken in de laatste btw-aangifte van het boekjaar. Wij helpen u uiteraard graag met het maken van deze berekening met behulp van onze BUA-tool.

Btw-belaste verhuur

De verhuur van onroerend goed is voor de btw in beginsel een vrijgestelde prestatie, maar partijen kunnen opteren voor btw-belaste huur. Hier wordt vaak voor gekozen zodat de verhuurder de btw op kosten met betrekking tot het onroerend goed in aftrek kan brengen. Om een btw-belaste verhuur toe te passen, moet de huur aan een aantal strikte voorwaarden voldoen. Eén van deze voorwaarden is dat de huurder het onroerend goed heeft gebruikt voor activiteiten waarvoor 90% (of meer) recht op aftrek van btw ontstaat. Als verhuurder moet u aan het eind van het boekjaar bij uw huurder nagaan of dit het geval is. Eventuele correcties verwerkt u in de laatste btw-aangifte van het jaar.

Gewijzigde activiteiten

Als u kosten maakt met de verwachting om hiermee btw-belaste activiteiten te verrichten, dan kunt u de btw direct in aftrek brengen. U moet wel controleren of deze kosten ook daadwerkelijk ten behoeve van btw-belaste activiteiten zijn gemaakt. Mocht u deze controle nog niet bij eerdere btw-aangiftes hebben uitgevoerd, dan moet u dit in ieder geval bij de laatste btw-aangifte van het boekjaar doen. Als blijkt dat de betreffende kosten toch (deels of geheel) voor btw-vrijgestelde activiteiten of niet-btw-ondernemersactiviteiten zijn gemaakt, dan moet u de aftrek in de laatste aangifte van het boekjaar corrigeren.

Voor investeringsgoederen geldt een aanvullende herzieningsperiode na afloop van het boekjaar van ingebruikname. Voor roerende goederen is dit vier jaar en voor onroerende goederen negen jaar. Voor deze goederen moet u dus ook in de jaren ná aankoop en ingebruikname het gebruik blijven toetsen. In de laatste btw-aangifte van het boekjaar beoordeelt u of het gebruik van de investeringsgoederen is gewijzigd in dat boekjaar. Als dit het geval is, moet u nagaan of (en tot welk bedrag) een correctie nodig is.

Controleer de pro-rata

Wanneer uw onderneming zowel btw-belaste als btw-vrijgestelde activiteiten verricht, wordt de btw op algemene kosten in aftrek gebracht aan de hand van de verhouding tussen beide activiteiten. Deze verhouding wordt de ‘pro-rata’ genoemd. Bij de aanschaf wordt een inschatting gemaakt van de mate waarin de goederen of diensten worden gebruikt voor btw-belaste of -vrijgestelde/onbelaste activiteiten. In de laatste btw-aangifte van het boekjaar moet u beoordelen of bij aanschaf de juiste pro-rata is toegepast. Mocht u afwijkingen constateren, dan moet u deze corrigeren in de laatste btw-aangifte van het boekjaar.

Let op de posten in de jaarrekening en aangiftes

Controleer of btw-aangiftes in lijn zijn met de jaarrekening. Als bijvoorbeeld blijkt dat op de balans van 2023 een post ‘btw te betalen’ aanwezig is, zorg dan dat dit bedrag alsnog wordt aangegeven. Wanneer de correctie over een btw-aangiftetijdvak minder dan € 1.000 bedraagt, kunt u dit in de lopende btw-aangifte verwerken. Bij een btw-bedrag van meer dan € 1.000 moet u een suppletie indienen. Dat geldt ook als u erachter komt dat in de vijf jaar vóór het huidige kalenderjaar te veel of te weinig btw is aangegeven.

De btw-post zult u ook in de aangifte inkomsten- of vennootschapsbelasting moeten specificeren. De Belastingdienst kan deze gegevens vergelijken met de ingediende en betaalde btw-aangiftes en suppleties. Zorg dat u eventuele correcties juist en op tijd verwerkt.

Sluit 2023 netjes af en ga goed voorbereid 2024 in!

De jaarafsluiting en de bijbehorende correcties bieden een goed moment om na te gaan of u uw btw-zaken op orde heeft. Wilt u ook 2024 goed voorbereid ingaan? Lees dan hier meer over de deadlines voor 2024 en de btw-gerelateerde verplichtingen en wijzigingen die uw belastingpositie kunnen beïnvloeden.

Heeft u vragen over uw btw-verplichtingen of over uw btw-positie? Of wilt u weten welke correcties op uw onderneming van toepassing zijn? Btw-adviseurs Barthold Bergman en Stevie Mols helpen u graag verder.

Wet- en regelgeving op dit gebied kan onderhevig zijn aan verandering. Wij raden u aan om met uw Baker Tilly adviseur te overleggen over de impact hiervan.