Integraal en gedragen inzicht in uw zorgproces

“Als zorgorganisatie hebben wij maandelijks diverse rapportageverplichtingen naar zorgverzekeraars en gemeentes. In het systeem sluiten de financiële gegevens echter niet 100% aan op de gegevens in de cliëntendossiers. Hoe krijg ik nu op elk gewenst moment de juiste en actuele gegevens uit de systemen?” Deze vraag stelde een middelgrote zorgorganisatie met 2500 medewerkers en 4500 cliënten uit het midden van Nederland ons recent.

Mismatches met gevolgen

Deze zorgorganisatie liep door de mismatch tussen de financiële gegevens en de cliëntendossiers tegen verschillende knelpunten aan:

• Een verschil in aantallen cliënten in zorg. Cliënten die nog niet volledig administratief zijn aangemeld en vervolgens al wel in behandeling zijn genomen, kunnen niet meegaan in de declaratie vanwege ontbrekende gegevens. In dit geval is het aantal cliënten in zorg vanuit het perspectief van de zorgprofessionals hoger dan gezien vanuit het aantal te declareren cliënten.

• Een verschil in de status van cliënten. Als geleverde zorg nog niet is verwerkt in het cliëntendossier, kan dit de declaratie vertragen of een vertekend beeld geven. Daarnaast zijn er regelmatig wijzigingen in de gewenste/geleverde zorg als gevolg van ziekte of overlijden van cliënten. Wanneer dat te laat in de patiëntendossiers wordt verwerkt, zijn vaak allerlei correcties achteraf nodig.

Onderlinge irritatie

De benoemde mismatches zorgden voor zowel de financiële administratie als voor de collega’s in de zorg zelf voor irritatie. Enerzijds waren de financiële medewerkers veel tijd kwijt met het uitzoeken van cijfers en correcties in de boekhouding. Anderzijds konden de zorgverleners de gewenste zorg bij cliënten niet (tijdig) inplannen en/of leveren. Ook was de maandelijkse rapportageverplichting naar de gemeente en de zorgverzekeraars steeds weer een worsteling: het kostte veel tijd om actuele en juiste gegevens en cijfers boven water te halen. Hierdoor ontstond er over en weer de nodige wrijving: “zij” van de administratie en “wij” van de zorg; in de wandelgangen werd er negatief over elkaar gesproken.

Samen het zorgproces inzichtelijk maken

Baker Tilly stelde een specifiek adviestandem samen om deze zorgorganisatie verder te helpen. Een van de adviseurs was Nanda Vaartjes, gespecialiseerd in procesoptimalisatie. Zij werkte intensief samen met een financieel expert in de zorg van Baker Tilly. Nanda: “In onze aanpak stond een integrale benadering centraal. Hoe dat in de praktijk werkte? Allereerst werd in samenspraak met de klant gekozen voor het vormen van een focusgroep. Met deze groep, waarin medewerkers vanuit verschillende afdelingen zijn vertegenwoordigd, is het gehele zorgproces doorlopen om de exacte verbeterpunten te identificeren. Iedereen kwam aan het woord, daar waar zijn/haar onderdeel van het proces werd besproken. Na drie sessies was het totaalproces in kaart gebracht en werd helder waar de verbeterpunten zaten. Na afloop gaven de medewerkers aan, dat zij hierdoor beter begrepen waar de collega’s van andere afdelingen zich mee bezig hielden en op welke manier zij een aandeel hadden in het gehele zorgproces. Naast de meerwaarde van de inhoudelijke analyse, was het begrip over en weer enorm toegenomen. Dat was een zeker zo grote opbrengst!”

Een actueel overzicht van cliënten en controlemomenten

Dezelfde groep ging ook brainstormen over oplossingen. Wat bleek? De grote winst voor een actueel overzicht van cliënten was te behalen in het begin van het zorgproces. Door in deze fase nadrukkelijk enkele specifieke controlemomenten in te bouwen, zou de data op orde zijn bij de start van de behandeling. Zo zou men niet meer achter de feiten aanlopen, was de conclusie van de groep. De groep bepaalde met elkaar de benodigde acties en wist in korte tijd de verbeterpunten ook daadwerkelijk gedragen te implementeren. Er ontstond een geoptimaliseerd zorgproces, dat zowel voor de financiële processen als voor de zorgprocessen enorme winst opleverde. Niet alleen in inzicht, in tijd en in geld, ook de kwaliteit van zorg, de onderlinge relaties en de samenwerking gingen er flink op vooruit.

Toekomstbestendige aanpak

Als adviseur gespecialiseerd in procesoptimalisatie was Nanda Vaartjes bij deze opdracht betrokken. Zij kijkt er met plezier op terug. “Het samen in kaart brengen van het proces en daarnaast het samen bedenken van oplossingen om het proces te verbeteren zorgde voor een gezamenlijk doel. Namelijk het zorgproces blijven verbeteren om zo één beeld van cliënten in zorg te creëren. Deze aanpak zorgt niet alleen voor een oplossing op korte termijn, namelijk een geoptimaliseerd proces. Onze ervaring is dat de focusgroep ook na het realiseren van de procesoptimalisatie regelmatig samenkomt om het zorgproces te evalueren en indien nodig verbeteringen door te voeren. Daarmee blijft de werkwijze geborgd en is de organisatie ook in de toekomst uitgerust om procesoptimalisaties te realiseren.

Baker Tilly begeleidt zorgorganisaties, schept overzicht en optimaliseert het zorgproces samen met een focusgroep van medewerkers uit uw zorgorganisatie. Heeft u ook te maken met een mismatch in financiële gegevens en data uit de cliëntendossiers? Of lopen bepaalde processen niet zo soepel als u dat zou wensen, maar is niet precies duidelijk waar dat in zit? Neem dan gerust contact met ons op voor een vrijblijvende afspraak.

Dit bericht is meer dan zes maanden geleden gepubliceerd. Omdat wet- en regelgeving continu in beweging is, raden wij u aan met uw Baker Tilly adviseur te bespreken of de informatie in dit bericht actueel is en gevolgen heeft (of mogelijkheden biedt) voor uw situatie. Uw adviseur praat u graag bij over de laatste stand van zaken.