Arbeidsrecht bij buitenlandse tewerkstelling

Werkt uw personeel over de grens? Let op de arbeidsrechtelijke aandachtspunten

Wilt u uw onderneming uitbreiden naar het buitenland? Dan is er een goede kans dat u ook personeel in het buitenland aanneemt. Of Nederlands personeel in het buitenland laat werken. Het ligt voor de hand om dan gebruik te maken van een Nederlandse arbeidsovereenkomst en Nederlands arbeidsrecht van toepassing te verklaren.

➔ Maar is dat wel de juiste keuze?

➔ Waar moet u rekening mee houden bij tijdelijke of langdurige tewerkstelling in het buitenland?

➔ En welke andere arbeidsrechtelijke verplichtingen kunnen er spelen bij internationale groei?

In dit artikel bespreken we een aantal belangrijke aandachtspunten en valkuilen bij het tewerkstellen van personeel in het buitenland. 

Toepasselijk arbeidsrecht

Verschillende landen hebben verschillende arbeidsrechtelijke bepalingen. Let dus goed op, want zaken als arbeidsvoorwaarden, arbo of werkgeversverplichtingen kunnen verschillen. De hoofdregel bij werken in het buitenland is dat u samen met u medewerkers kiest welk arbeidsrecht van toepassing is op de arbeidsovereenkomst: Nederlands arbeidsrecht, of bijvoorbeeld het recht van het land waar uw medewerkers hun werk uitvoeren. Meestal legt u dit nadrukkelijk vast in de arbeidsovereenkomst. Deze keuze mag alleen nooit tot gevolg hebben dat de medewerker de bescherming verliest die er wel was geweest als er (in de arbeidsovereenkomst) geen rechtskeuze was gemaakt. Oftewel, de medewerker mag dus niet benadeeld worden door de keuze.

Tijdelijk werken in het buitenland

Eerst wordt gekeken naar het recht van het land van waaruit de medewerker voor de uitvoering van de overeenkomst gewoonlijk de arbeid verricht. Zo wordt duidelijk welk arbeidsrecht van toepassing zou zijn als er geen rechtskeuze zou zijn gemaakt. Van belang is daarbij dat dit "land waar de arbeid gewoonlijk wordt verricht" niet verandert wanneer een medewerker tijdelijk in een ander land werkt. De harde kern van het Belgisch arbeidsrecht zal dus niet zomaar gaan gelden voor een Nederlandse werknemer die bijvoorbeeld een week in België werkt.

Soms blijkt uit alle omstandigheden dat de arbeidsovereenkomst een kennelijk nauwere band heeft met een ander land dan het land waar de arbeid gewoonlijk wordt verricht, of waar u als werkgever bent gevestigd. Dan is het arbeidsrecht van het land waarmee de kennelijk nauwere band bestaat van toepassing. Hierbij moet u rekening houden met alle factoren die de arbeidsverhouding kenmerken. Denk bijvoorbeeld aan in welk land de medewerker belasting betaalt over de inkomsten uit arbeid. Of in welk land de medewerker is aangesloten bij de sociale zekerheid, alsmede de verschillende pensioen-, ziektekostenverzekerings- en/of arbeidsongeschiktheidsregelingen.

Internationaal uitbreiden?

Gaat één van uw medewerkers voor een langere periode naar het buitenland? Dan is het belangrijk om eerst op basis van de feiten en omstandigheden een beeld te vormen over het gewoonlijke werkland van de medewerker en het land waarmee de arbeidsovereenkomst van de medewerker de nauwste band heeft. Wanneer één van deze twee mogelijk niet Nederland is, kan dat consequenties hebben voor u als werkgever. De harde kern van het arbeidsrecht van het betreffende land kan dan van toepassing zijn. In zulke gevallen moet de impact van het buitenlandse arbeidsrecht worden onderzocht. Ook moet worden gekeken naar de mogelijkheid en wenselijkheid om de arbeidsovereenkomst in overeenstemming te brengen met het lokale arbeidsrecht (en het Nederlandse arbeidsrecht niet langer van toepassing te verklaren). Het is meestal niet wenselijk dat (de harde kern van) het arbeidsrecht van twee landen van toepassing is op een arbeidsovereenkomst. Ook kan het nuttig zijn om het toepasselijke arbeidsrecht aan te laten sluiten op het socialezekerheidsstelsel.

Cao

Valt u onder de (verplichte) werkingssfeer van een cao? Dan moet u kijken of deze ook geldt voor uw medewerkers in het buitenland. Daarnaast kunnen er specifieke bepalingen zijn opgenomen, die impact hebben op de arbeidsvoorwaarden die van toepassing zijn bij de buitenlandse situatie. Het is goed om hier vooraf al aandacht voor te hebben, zodat u weet hoe dit voor u uitpakt.

Pensioen

Tijdelijk of langdurig werken in het buitenland kan van invloed zijn op een eventuele Nederlandse pensioenregeling. Pensioenfondsen en pensioenregelingen gaan hier niet altijd op dezelfde manier mee om. Waar de één de mogelijkheid biedt (of zelfs verplicht) om uw medewerkers in een buitenlandse situatie van deelname uit te zonderen, zal de ander pensioenopbouw van uw medewerkers in een buitenlandse situatie helemaal niet toestaan. Let dus op welke mogelijkheden of verplichtingen er zijn. Bespreek de eventuele keuze hierin vervolgens goed met uw medewerkers en leg de afspraken hierover vast. Hiermee voorkomt u verrassingen en teleurstelling bij uw werknemer.

Meldplicht – Posted Workers Directive

Een ander aandachtspunt is of er een meldplicht is voor het werken in het buitenland op grond van de ‘Posted Workers Directive’ (de Europese Detacheringsrichtlijn). Deze richtlijn stelt eisen en voorwaarden aan werkgevers die werknemers voor een beperkte tijd naar een lidstaat in Europa sturen om arbeid te verrichten. Hiermee worden gelijke arbeidsvoorwaarden en fair play op de Europese markt zoveel mogelijk gewaarborgd. Wanneer uw medewerker in een ander Europees land gaat werken of een dienst gaat verrichten, sta dan ook stil bij het volgende:

• Lokale verplichtingen en uitzonderingen: de richtlijn is niet door alle landen op de zelfde manier geïnterpreteerd en er kunnen dan ook andere vrijstellingen van toepassing zijn. Bepaal dus eerst of de specifieke werkzaamheden ook leiden tot een meldingsplicht in het betreffende land.

• Kennisgeving: als er sprake is van een verplichte melding, moet u deze melding als werkgever via het lokale proces verzorgen.

• Vertegenwoordiger: meestal zult u ook een contactpersoon aan moeten stellen die -voor zover nodig- de contacten met de lokale autoriteiten onderhoudt.

• Arbeidsvoorwaarden: om gelijkheid in de arbeidsvoorwaarden te borgen, kunnen bij een controle loonstroken, maar ook ander bewijs hiervan worden opgevraagd.

• Registratie: het bijhouden van de uitgevoerde werkzaamheden, de arbeidsvoorwaarden en arbeidstijden is ten slotte ook van belang.

Gewoonlijke werkland?

Wanneer uw onderneming verder groeit, kan er een moment komen waarop u besluit een daadwerkelijke vestiging in het buitenland te openen. Ook vóór dat bewuste moment kan overigens al sprake zijn van een vaste inrichting voor belastingdoeleinden. Naast de gevolgen voor de vennootschapsbelasting, zijn de loonheffingen en de sociale zekerheid dan belangrijke aandachtspunten.

Ook wanneer u buitenlands personeel in dienst neemt, moet u goed stilstaan bij de arbeidsrechtelijke aandachtspunten. Misschien zult u (mogelijk nog meer dan bij een tewerkstelling van een Nederlandse werknemer in het buitenland) rekening moeten houden met buitenlandse arbeidsrechtelijke verplichtingen. Onze gespecialiseerde Global Mobility adviseurs leggen u graag uit waar u op moet letten. Samen met onze internationale netwerkpartners van Baker Tilly International kunnen wij u adviseren op het vlak van bijvoorbeeld beloning, belastingen, arbeidsvoorwaarden en verplichtingen.

Meer weten?

Onze Global Mobility specialisten kunnen u helpen bij het in kaart brengen van de arbeidsrechtelijke aandachtspunten, administratieve verplichtingen en belastingplicht bij internationale groei. Ook voor de (internationale) coördinatie van uw HR-zaken en salarisadministratie kunt u bij ons terecht.

➔ Of u nu tijdelijk één werknemer in het buitenland laat werken, of structureel uitbreidt in het buitenland: wij staan u graag bij. Meer weten? Neem contact met ons op.

Wet- en regelgeving op dit gebied kan onderhevig zijn aan verandering. Wij raden u aan om met uw Baker Tilly adviseur te overleggen over de impact hiervan.