Personeel aannemen of laten werken in Nederland? Let op uw werkgeversverplichtingen!

Gaat u personeel aannemen in Nederland of laat u uw buitenlandse personeel in Nederland werken? Zorg dan dat u goed op de hoogte bent van uw verplichtingen. Weet u waar u op moet letten? Onze Employment Advisory specialisten gaan dieper in op enkele werkgeversverplichtingen:

• loonbelasting en inhoudingsplicht

• sociale zekerheid

• administratieplicht voor inhoudingsplichtige werkgevers

Wilt u meer weten over de positie van werkgevers met personeel in of uit het buitenland? Bekijk onze inzichten over bijvoorbeeld werkvergunningen, de 30%-regeling, en arbeidsrecht bij tewerkstelling in Nederland.

Inhoudingsplichtige voor de loonbelasting

Als een onderneming een Nederlandse of buitenlandse werknemer werkzaamheden laat verrichten in Nederland, kan dit gevolgen hebben voor zowel de werknemer als de werkgever. Voor de werkgever ontstaan mogelijk verplichtingen voor het inhouden van loonbelasting.

Werkgever in Nederland gevestigd

Heeft u als in Nederland gevestigde werkgever een werknemer in dienst die werkzaamheden verricht voor uw onderneming? Dan bent u voor die werknemer in principe direct inhoudingsplichtig voor de Nederlandse loonbelasting. Dit geldt als de werknemer in Nederland woonachtig is, maar in principe ook als de werknemer niet in Nederland woont maar wel werkzaamheden in Nederland verricht.

Er kan een uitzondering gelden als de buitenlandse werknemer de werkzaamheden nagenoeg geheel buiten Nederland verricht en het inkomen van die werknemer vervolgens aan de belastingheffing is onderworpen in een ander land.

Werkgever in het buitenland gevestigd

Ook een werkgever die in het buitenland gevestigd is, maar wel activiteiten in Nederland uitvoert, kan inhoudingsplichtig zijn.

Dit is het geval als de werkgever:

• één of meer personen in dienst heeft waarvan het inkomen in Nederland aan belastingheffing onderworpen is, en

• met betrekking tot deze personen in Nederland een loonadministratie bijhoudt, en

• zich bij de Nederlandse Belastingdienst als inhoudingsplichtige heeft gemeld.

Of als de werkgever:  

• een vaste inrichting voor de vennootschapsbelasting heeft in Nederland (of als er sprake is van een vaste vertegenwoordiger die in Nederland woonachtig of gevestigd is); of

• een fictieve vaste inrichting heeft in Nederland.

Let op: Een fictieve vaste inrichting kan ontstaan doordat de buitenlandse werkgever werkzaamheden verricht in het kader van een onderneming gedurende een aaneengesloten periode van 30 dagen als de werkzaamheden plaatsvinden in, op of boven het Noordzeewinningsgebied. Daarnaast ontstaat een fictieve vaste inrichting bij het verrichten van werkzaamheden die gericht zijn op het verlenen van tussenkomst ten behoeve personeel, wat ook intracompany kan plaatsvinden. Uw Baker Tilly adviseur vertelt u hier graag meer over.

Sociale zekerheid werknemers

Een werknemer die in Nederland woont en hier werkzaamheden verricht, is meestal (verplicht) onderworpen aan de Nederlandse socialezekerheidswetgeving. Hetzelfde geldt voor een werknemer die niet in Nederland woont, maar wel in Nederland zijn werkzaamheden verricht. Op grond van internationale regelgeving kan hier soms van worden afgeweken. In dat geval moet de werkgever een toepasselijke sociale zekerheidsverklaring aanvragen en in de loonadministratie bewaren.

Is de werknemer in Nederland onderworpen aan de sociale zekerheid? Dan betekent dit dat de werkgever, ongeacht waar deze gevestigd is, verplichtingen heeft ten aanzien van de werknemersverzekeringen.

Administratieve verplichtingen voor de inhoudingsplichtige werkgever

Een inhoudingsplichtige werkgever heeft meerdere administratieve verplichtingen in Nederland.

Loonadministratie

Om de loonbelasting en sociale zekerheid correct af te dragen, bent u als werkgever verplicht om een loonadministratie voeren. De inhoudingsplichtige werkgever moet zich bij aanvang van de werkzaamheden in Nederland, of zo snel mogelijk nadat duidelijk is dat de werkgever inhoudingsplichtige is voor de loonbelasting en/of sociale zekerheid, melden bij de Belastingdienst. De Belastingdienst kent vervolgens een loonheffingennummer toe.

Aangifte en afdracht

Met dit loonheffingennummer kunt u de verschuldigde belastingen en sociale zekerheidspremies aangeven en afdragen. In beginsel moet dit maandelijks of op 4-wekelijkse basis plaatsvinden. De Belastingdienst informeert de inhoudingsplichtige over de uiterste aangifte- en betaaldata. Over het algemeen moeten zowel de aangifte als de verschuldigde bedragen voor het einde van de maand volgende op de maand waarover aangifte wordt gedaan zijn ontvangen door de Belastingdienst.

Loonstrook & jaaropgave

Als werkgever moet u de werknemer een loonstrook verstrekken. Hierop staat onder andere een overzicht van het loon, eventueel uitgesplitst naar diverse loonvormen, waarbij wordt vermeld wat de overeengekomen of gewerkte uren van de werknemer zijn. De loonstrook vermeldt ook eventuele pensioenpremies, onkostenvergoedingen, vakantierechten en de ingehouden loonbelasting en sociale zekerheidspremies. Uiteraard worden op de loonstrook de NAW-gegevens van de werknemer opgenomen. Aan het einde van het jaar verstrekt de werkgever een jaaropgave aan de werknemer. Onze adviseurs vertellen u graag meer over de vereisten van de loonstrook en jaaropgave.

Administratie- en bewaarplicht

Verder bent u als werkgever verplicht om de loonadministratie 7 jaar te bewaren. Het gaat daarbij om alle gegevens die van belang zijn voor het juist berekenen van het (belastbaar) loon en de verschuldigde loonbelasting en sociale zekerheidspremies. Ook zaken als de Burgerservicenummers en eventuele werkvergunningen moeten bewaard worden.

Let goed op uw werkgeversverplichtingen!

Als u personeel in Nederland tewerkstelt, let dan goed op uw verplichtingen als werkgever. Onze Global Mobility experts helpen u graag. Heeft u vragen over de inhoudingsplicht, aangiften of de sociale zekerheid? Of wilt u meer weten over uw administratieve verplichtingen? Neem dan contact met ons op!

Wet- en regelgeving op dit gebied kan onderhevig zijn aan verandering. Wij raden u aan om met uw Baker Tilly adviseur te overleggen over de impact hiervan