E-invoicing in Nederland

Steeds vaker stappen overheden en belastingdiensten in verschillende landen over op e-invoicing. Dit doen ze om de transparantie te bevorderen, fraude tegen te gaan en de naleving van belastingwetgeving te verbeteren. Maar de invoering van e-invoicing verschilt flink van land tot land door verschillen in het wetgevingslandschap en de technologische mogelijkheden.

Op dit moment kent Nederland al e-invoicingverplichtingen voor transacties met overheidslichamen. Deze verplichtingen worden binnenkort uitgebreid naar álle zakelijke facturaties: B2G, B2B en B2C.

Maar wat is e-invoicing eigenlijk? Welke nieuwe regels worden ingevoerd, en hoe raakt dit jouw onderneming? Onze experts bespreken de Nederlandse regels in een internationale context.

Wat is een elektronische factuur?

E-invoicing, ook wel bekend als e-factureren, is niet hetzelfde als een digitale factuur, een PDF of een factuur die per e-mail is verzonden. De Nederlandse definitie van een e-invoice is gebaseerd op de EU e-invoicing richtlijn. Voor Nederlandse belastingdoeleinden wordt onder een e-invoice verstaan ‘een factuur die is opgesteld, verzonden en ontvangen in een gestructureerde elektronische vorm die automatische en elektronische verwerking ervan mogelijk maakt’. Vaak is de invoering van e-invoicing ook bedoeld om structurele (en zelfs ‘realtime’) rapportage aan lokale belastingautoriteiten mogelijk te maken. 

De kernelementen van de elektronische factuur in Nederlands zijn:

• a)     proces- en factuurkenmerken;

• b)     de factuurperiode;

• c)     informatie over de verkoper;

• d)     informatie over de koper;

• e)     informatie over de begunstigde van de betaling;

• f)      informatie over de fiscaal vertegenwoordiger van de verkoper;

• g)     een verwijzing naar de overeenkomst;

• h)     leveringsdetails;

• i)       betalingsinstructies;

• j)       informatie over kortingen of toeslagen;

• k)     informatie over de factuurregel;

• l)       totalen op de factuur;

• m)    de uitsplitsing van de btw.

E-invoices moeten binnen de toepasselijke termijnen zijn uitgereikt. In Nederland moet een e-invoice uiterlijk de 15e dag van de maand volgende op de maand waarin de levering van goederen of diensten heeft plaatsgevonden, zijn uitgereikt. Dit komt overeen met de gebruikelijke facturatievereisten voor ‘normale’ Nederlandse facturen.

Wij raden ondernemingen aan om de vereisten en de implementatie in het facturatiesysteem te bespreken met hun adviseur. Let op: deze vereisten kunnen in de toekomst veranderen, en in elk geval verschillen de regels van land tot land. Ondernemers die zaken doen in meerdere landen doen er dan ook goed aan om een adviseur met een wereldwijd netwerk, zoals Baker Tilly, in de arm te nemen.   

Vereisten e-invoicing: elektronische facturatie in Nederland

Nederland kent e-invoicingverplichtingen voor B2G-facturatie. Deze volgen uit de EU-richtlijn voor e-invoicing. Momenteel zijn er geen e-invoicingverplichtingen voor B2B- of B2C-verkopen.   

De Nederlandse overheid wacht vermoedelijk de verdere implementatie van de ViDA-plannen van de EU af, voordat ze verdere stappen neemt voor B2B en B2C e-invoicing. Dit is kenmerkend voor de goed gecoördineerde Europese aanpak van e-invoicing.  

Format voor e-invoices

In het belang van de uniformiteit moeten e-invoices over het algemeen in een van tevoren bepaalde, automatisch verwerkbaar format worden uitgereikt. Overheidslichamen in Nederlanden kunnen e-invoices in de volgende formats verwerken:

• Peppol BIS 3.0 (voorkeursformat)

• UBL-OHNL 

• SI-UBL 2.0 

• SETU (HR - XML) 

Aangezien e-invoices aan bepaalde voorwaarden moeten voldoen, raden we aan om geschikte (boekhoudkundige) software te gebruiken voor het uitreiken van e-invoices. In sommige landen is bepaalde software zelfs verplicht, dit om de efficiëntie te verbeteren, fraude tegen te gaan en controle te houden op uitgereikte e-invoices. Maar in Nederland is op dit moment geen specifieke software verplicht, zolang er maar aan de algemene technische vereisten wordt voldaan.

PEPPOL

Het uitreiken van e-invoices wordt vaak vergemakkelijkt door het gebruik van “PEPPOL” (Pan-European Public Procurement Online). PEPPOL is een gestandaardiseerd framework dat is ontwikkeld ter ondersteuning van de veilige uitwisseling van elektronische documenten (zoals facturen) tussen ondernemingen en de publieke sector in verschillende landen. PEPPOL is ontwikkeld als een EU-standaard, maar inmiddels maken ondernemingen in allerlei landen gebruik van deze standaard.

In Nederland wordt PEPPOL gebruikt voor het uitreiken van e-invoices. De Nederlandse Peppolautoriteit (NPa) monitort de standaard.

Realtime rapportageverplichtingen en portals

Sommige landen hebben verplichte realtime rapportage ingevoerd en gebruiken bepaalde portals om e-invoices te uploaden. Momenteel ligt de meeste nadruk op overheidsopdrachten, waar gestandaardiseerde facturatie al de norm is. In andere landen is het soms verplicht om kopieën van e-invoices (voor belastingdoeleinden) te uploaden via een (overheids)portal.

De rapportageverplichtingen verschillen per land, maar over het algemeen ligt de nadruk op de snelle verificatie van informatie en transacties en op het voorkomen van fraude. De verschillende maatregelen voor realtime rapportage worden ook wel Continuous Transaction Controls (CTC) genoemd. 

In Nederland, waar e-facturatie op dit moment alleen verplicht is voor transacties met overheidslichamen, kunnen e-invoices met het PEPPOL-model naar de publieke sector worden verstuurd. Overheidsorganen gebruiken een platform dat DIGIPOORT heet voor het ontvangen van e-invoices. DIGIPOORT is verbonden met het PEPPOL-netwerk. Deze oplossing wordt vaak gebruikt door leveranciers met een grote hoeveelheid facturen. Kleinere verkopers en onregelmatige of eenmalige leveranciers kunnen hun factuur versturen door de factuurinformatie handmatig in te voeren in het webportaal van Logius.

Dit artikel beschrijft de Nederlandse wet- en regelgeving. Als onafhankelijk lid van het wereldwijde Baker Tilly International-netwerk kunnen wij inzicht bieden in meer dan alleen de lokale wetgeving. Lees meer over de e-invoicingregels in andere landen in onze E-invoicing Navigator. Daar vind je gedetailleerde informatie, contactgegevens en relevante artikelen van Baker Tilly International member firms in andere landen.

Blijf de ontwikkelingen volgen

E-invoicing is een belangrijke stap richting efficiëntie en een meer fraudebestendig btw-systeem. Maar het kan gecompliceerd zijn, zeker voor internationaal opererende ondernemingen. Verschillen in wetgeving, technische vereisten en rapportagesystemen en de verschillende snelheden waarmee e-invoicing in landen geïmplementeerd wordt, maken het uitdagend. Toch zullen ondernemingen deze ontwikkelingen in de gaten moeten houden. De veranderingen en verplichtingen kunnen grote gevolgen hebben voor ondernemingen.

Geen tijd te verliezen

E-invoicing ontwikkelt zich razendsnel. Ondernemingen moeten zich op tijd voorbereiden op veranderingen. In sommige gevallen zijn een aanpassing van de ERP-systemen en een evaluatie van de compliancemaatregelen voldoende. Maar naarmate er meer realtime rapportageverplichtingen komen, zal ook de noodzaak om informatie tijdig beschikbaar te stellen alleen maar toenemen.

Heb je vragen? Neem dan contact op met onze VAT & Customs experts. Wij helpen je graag om je (internationale) verplichtingen in kaart te brengen, eventuele uitdagingen op te pakken, en je onderneming klaar te stomen voor de toekomst.

Wet- en regelgeving op dit gebied kan onderhevig zijn aan verandering. Wij raden je aan om met jouw Baker Tilly-adviseur te overleggen over de impact hiervan.