Douaneformaliteiten

Uitvoer van goederen: heeft u de documentatie op orde?

Of u nu vanuit Nederland goederen verkoopt en transporteert naar uw binnenlandse klant, of naar uw klant in Zwitserland, het proces blijft hetzelfde, toch? Nou … niet helemaal. Op het moment dat goederen namelijk het douanegebied van de Europese Unie (EU) verlaten (bijvoorbeeld naar Zwitserland), is er sprake van uitvoer. U kunt te maken krijgen met allerlei extra (douane-)verplichtingen.

➔ Met welke douaneverplichtingen krijgt u te maken, en wat zien we in de praktijk wel eens misgaan?

Goederen verkocht, wat nu?

Wanneer u goederen binnen Nederland verkoopt en levert, moet u vooral scherp zijn op de btw-gevolgen. Bij levering binnen de grenzen van de EU kunnen extra btw- en administratieverplichtingen gelden. U zult dan geen extra douaneverplichtingen hebben. Maar, wanneer u goederen verkoopt aan een ondernemer, en de goederen naar een land buiten de EU worden vervoerd door of namens u of uw afnemer, moet u rekening houden met mogelijke douaneverplichtingen.

De eerste, en misschien wel belangrijkste, stap is bepalen welke Incoterms® u afspreekt en wie verantwoordelijk is voor de uitvoer van de goederen uit de EU. De Incoterms® regelen onder andere de commerciële voorwaarden en verantwoordelijkheden voor de verkoper en de koper. In dit artikel ligt de focus op de verplichtingen voor de uitvoer.

Afhankelijk van de Incoterms® die u afspreekt, bent u als verkoper mogelijk verantwoordelijk voor de uitvoerformaliteiten. Dit is bijvoorbeeld het geval bij Free Carrier (FCA) of Delivered at Place (DAP). Maar bij Ex works (EXW ) wordt alles geregeld door de koper; het transport van Nederland naar bijvoorbeeld Zwitserland, maar ook de uitvoerformaliteiten. Dat scheelt u aardig wat (administratieve) handelingen, maar u moet zich wel realiseren dat u in principe niet weet wat de exacte bestemming is van de goederen. Ook (en nog belangrijker) kunt u niet aantonen dat de goederen daar daadwerkelijk zijn aangekomen. Hier zien we wel eens dat ondernemers (onbewust) de fout in gaan. Als de koper zegt dat de zending naar Zwitserland gaat, maar de goederen blijven door onvoorziene omstandigheden in Nederland, dan heeft u zonder het te weten mogelijk een onjuiste btw-kwalificatie toegepast.

Daarom is het belangrijk dat u zich bewust bent van de betekenis van de Incoterms® en de verplichtingen die ermee gepaard gaan.

Documenten en certificaten

Wanneer de verplichtingen van u en van de koper duidelijk zijn, kunt u bepalen welke documenten nodig zijn voor de uitvoer. Bij uitvoer kunnen verschillende documenten nodig zijn, zoals bijvoorbeeld douanedocumenten, transportdocumenten en een certificaat van oorsprong. Het voorhanden hebben van de juiste documenten en het correct invullen van deze documenten is erg belangrijk. De formaliteiten bij douaneregels zijn strikt, en zelfs de kleinste onzuiverheid kan grote gevolgen hebben. We raden ondernemers dan ook aan om vooraf goed in kaart te brengen welke documentatie vereist is.

Certificaat van oorsprong nodig?

Een certificaat van oorsprong (CvO) is een document dat de oorsprong van de goederen aangeeft. Dit bewijs kan nodig zijn bij handelspolitieke maatregelen naar non-EU landen. Ook kan een CvO er toe leiden dat er minder (of helemaal geen) invoerrechten betaald hoeven te worden in het land van invoer. Dit is bijvoorbeeld geregeld in het handelsverdrag met het Verenigd Koninkrijk.

Transportdocumenten: vormvrij maar belangrijk

Transportdocumenten bieden onder andere een onderbouwing voor het feit dat de goederen daadwerkelijk de EU hebben verlaten. Dit is dus ook van groot belang voor de toepassing van het juiste btw-tarief. De levering van goederen aan ondernemers is meestal belast tegen het 0% btw-tarief als de goederen naar een locatie buiten de EU worden vervoerd – door of namens die ondernemers of hun leverancier. U moet dan wel kunnen aantonen dat de goederen daadwerkelijk de EU hebben verlaten. Dan zijn ook andere documenten mogelijk van belang voor de onderbouwing van de toepassing van het 0% btw-tarief, onder andere:

• Correspondentie met buitenlandse afnemers;

• Facturen van vervoersondernemers;

• Kopiefacturen aan uw buitenlandse afnemer;

• Invoeraangifte in het niet-EU land; en

• Uitvoeraangiften uit de EU.

Documentatie niet op orde?

Sommige documenten (bijvoorbeeld een CvO en douaneformulieren) zijn verplicht, afhankelijk van het land van bestemming van de goederen. Bij de transportdocumenten gaat het erom dat op basis van de documenten aannemelijk wordt gemaakt dat de goederen de EU hebben verlaten.

Heeft u de verplichte documentatie niet op orde, of kunt u niet aan de hand van transportdocumenten onderbouwen waar de goederen zijn ontvangen? Dan kunt u te maken krijgen met bijvoorbeeld uitvoervertraging aan de grens, maar ook met naheffingen en boetes.

Het is dan ook erg belangrijk om de juiste documenten in uw administratie te hebben zodat het uitvoerproces soepel verloopt. Onze experts helpen u graag bij het beoordelen en vaststellen van de verplichtingen, en het inrichten van een deugdelijk uitvoerproces.

Uitvoerrestricties en sanctiemaatregelen

U heeft uw verplichtingen tussen u en uw koper inzichtelijk, de juiste Incoterms® afgesproken en u heeft alle documenten in uw administratie om aan te tonen dat de goederen de EU verlaten. Toch stopt het hier niet, u bent nog niet helemaal klaar om tot uitvoer over te gaan. In het huidige politieke klimaat moet u nog controleren of er uitvoerrestricties of sanctiemaatregelen van toepassing zijn. Op dit moment spelen er bijvoorbeeld sancties voor de handel met Rusland en een aantal andere landen. Deze sancties omvatten ook beperkingen op de uitvoer van bepaalde goederen naar deze landen.

Mogelijk wat minder bekend zijn restricties op zogenoemde dual-use goederen. Dual-use goederen zijn producten, diensten en technologieën die bijvoorbeeld zowel voor civiele als militaire doeleinden kunnen worden gebruikt. In deze situatie is een uitvoervergunning nodig, of geldt er soms zelfs een verbod. De regels over dual-use goederen zijn niet bij iedereen even bekend en ook niet altijd duidelijk, en we zien dat dit aandachtspunt nog wel eens wordt onderschat door ondernemers. Als u bijvoorbeeld handelt in drones, dan gaat u er waarschijnlijk van uit dat die worden gebruikt voor mooie vakantiefilmpjes. Maar drones kunnen ook worden gebruikt voor andere (militaire) doeleinden. Ook wanneer u goederen uitvoert waar bijvoorbeeld bepaalde chips in verwerkt zijn, moet u stilstaan bij de vraag of sprake is van dual-use goederen.

Overtreding van deze sanctiemaatregelen en uitvoerrestricties kan verstrekkende gevolgen hebben. Het is dan ook belangrijk dat u inzichtelijk hebt welke informatie of documentatie u voorhanden moet hebben en met wie u handel drijft. Een goede screening is cruciaal.

Alles op de rit?

De uitvoer van goederen luistert nauw en u moet daarvoor uw verplichtingen inzichtelijk, en uw administratie in orde hebben. Dat kan soms ingewikkeld zijn, maar wij staan u graag bij. Heeft u vragen over de uitvoerformaliteiten en andere douane- en btw-aspecten die een rol spelen bij de uitvoer van goederen? Of wilt u eens bespreken hoe u procesmatig kunt inregelen dat u de zaken goed op orde heeft?

Wilt u meer weten over internationale groei en de ondersteuning die wij bieden? Onze experts van VAT & Customs Advisory staan klaar om u te begeleiden.

Wet- en regelgeving op dit gebied kan onderhevig zijn aan verandering. Wij raden u aan om met uw Baker Tilly adviseur te overleggen over de impact hiervan.