Custom Talks: Incoterms® en de invloed op douane en btw

Bij contracten over goederenleveringen komen de Incoterms® keer op keer terug. Deze gestandaardiseerde voorwaarden kunnen het makkelijker maken om bepaalde aspecten van levering en transport te regelen op een wijze die voor beide partijen helder is. In de praktijk merken we vaak dat de Incoterms® niet de aandacht krijgen die ze verdienen. Veel bedrijven realiseren zich niet welke impact deze Incoterms® kunnen hebben en hoe belangrijk het is om de juiste Incoterms® overeen te komen.

De International Commercial Terms, vaak ‘Incoterms®’ genoemd, worden sinds 1936 door de International Chamber of Commerce gepubliceerd. Sindsdien zijn de Incoterms® meerdere malen aangepast, voor het laatst in 2020. Verschillen in werkwijzen en wettelijke interpretaties door verkopers en afnemers over de hele wereld zorgden voor een behoefte aan gemeenschappelijke voorschriften en richtlijnen voor de internationale handel. Kortgezegd beschrijven de Incoterms® de commerciële voorwaarden en verantwoordelijkheden voor de verkoper en de koper, met betrekking tot vracht/vervoer van de goederen van de verkoper naar de koper, en de verzekering van de goederen. De Incoterms® beschrijven ook de export, import, en veiligheidsgerelateerde machtigingen. We merken op dat de Incoterms® uitsluitend regels stellen voor de interpretatie van de leveringsvoorwaarden. Ze zien niet op de overgang van de beschikkingsmacht over een goed, of de overige contractvoorwaarden.

Voor douane- en btw-doeleinden zijn de import- en exportgerelateerde aspecten van de Incoterms® van groot belang. Laten we dit aan de hand van een voorbeeld toelichten.

Voorbeeld DDP (Delivered Duty Paid)

Een Nederlands bedrijf heeft een klant in het Verenigd Koninkrijk en is met zijn klant overeengekomen om de Incoterm DDP Dover, Incoterms® 2020 toe te passen aangezien dit gunstig is voor de klantrelatie.

DDP betekent dat de Nederlandse verkoper verantwoordelijk is voor het transport van de goederen naar de afgesproken plaats van bestemming, in dit geval Dover (VK). De Nederlandse verkoper betaalt alle kosten met betrekking tot het transport naar de overeengekomen plaats in het VK. Dit betekent maximale verplichtingen voor de verkoper, en minimale verplichtingen voor de koper.

Wat de douane- en btw-aspecten betreft, dient de Nederlandse verkoper de uitvoerformaliteiten in de EU en ook de invoerformaliteiten in het VK te regelen. Bovendien zal de Nederlandse verkoper waarschijnlijk te maken krijgen met btw-registratieverplichtingen in het VK, met betrekking tot de verkoop (levering van de goederen aan de klant) na invoer in het VK.

De DDP-regeling kan gunstig zijn voor de klantrelatie, maar het Nederlandse bedrijf zal alle extra kosten moeten betalen die gepaard gaan met de aanvullende verplichtingen die het op zich neemt.

Voorbeeld EXW (Ex works)

In dezelfde periode koopt het Nederlandse bedrijf goederen in Indonesië. De Indonesische verkoper laat het Nederlandse bedrijf weten dat ze korting krijgen wanneer de Incoterm® EXW wordt overeengekomen. Het Nederlandse bedrijf ziet dit als een buitenkans en gaat akkoord, zich niet realiserende dat de Incoterm® EXW zich aan de andere kant van het spectrum bevindt. EXW houdt namelijk in dat de koper alle kosten betaalt die verband houden met het transport van Indonesië naar de plaats van levering, Nederland. Dit betekent maximale verplichtingen voor het Nederlandse bedrijf en minimale verplichtingen voor de Indonesische verkoper.

Als we nu kijken naar de douane- en btw-aspecten van deze regeling, is het Nederlandse bedrijf verantwoordelijk voor de invoerformaliteiten in Nederland, maar voordat de goederen in Nederland aankomen, is het Nederlandse bedrijf ook verantwoordelijk voor de uitvoerformaliteiten van de goederen in Indonesië. Zonder zich bewust te zijn van de exacte verplichtingen op dit gebied, zal het Nederlandse bedrijf aan additionele eisen moeten voldoen, meer papierwerk hebben en mogelijk licenties moeten regelen die uiteindelijk zullen uitmonden in extra kosten.

Bovenstaande voorbeelden benadrukken nogmaals het belang van een Incoterm die gunstig is voor beide partijen en de btw- en douaneverplichtingen zo gelijk mogelijk verdeelt. Het gebruik van onjuiste Incoterms® kan leiden tot extra kosten en verplichtingen (denk aan invoerrechten, btw en verzekeringen).

Omdat Incoterms® door overheden en juridische autoriteiten over de hele wereld worden erkend, kan niet-nakoming van de relevante Incoterms® zelfs leiden tot juridische geschillen op het gebied van het internationaal handelsrecht, met alle gevolgen van dien.

Vanuit het perspectief van de indirecte belastingen is het adagium: “gebruik nooit DDP en gebruik nooit EXW”. Maximale verantwoordelijkheid is nooit een goed idee, maar minimale verantwoordelijkheid evenmin. Een gedeelde verantwoordelijkheid is vaak de beste oplossing. In de praktijk is een gedeelde verantwoordelijkheid echter niet altijd haalbaar.

Het is daarom ten zeerste aan te raden om u bewust te zijn van de betekenis van de Incoterms® die in een bepaald geval worden toegepast, en de verantwoordelijkheden die daarmee gepaard gaan, voordat u deze afspreekt met uw koper of verkoper.

Wilt u meer weten over Incoterms®, contractuele verplichtingen en de mogelijke impact op uw douane- en btw-positie? Neem hiervoor contact met ons op.

Wet- en regelgeving op dit gebied kan onderhevig zijn aan verandering. Wij raden u aan om met uw Baker Tilly adviseur te overleggen over de impact hiervan.