Bent u klaar voor uw rapportageverplichting personenmobiliteit?

Zakelijk verkeer en woon- werkverkeer zorgt in Nederland naar schatting voor meer dan 50% van de gereden kilometers. In het Klimaatakkoord van 2019 is daarom door werkgevers en overheden overeengekomen dat de CO2 uitstoot van deze milieubelastende activiteit moet verminderen. Hierin is onder andere afgesproken dat werkgevers, met 100 of meer medewerkers, hun uitstoot door personenmobiliteit moeten verminderen. Daarom zullen deze werkgevers de personenmobiliteit van hun medewerkers vanaf 2024 moeten gaan rapporteren. In dit artikel leest u wat deze personenmobiliteit van medewerkers inhoudt en wat de gevolgen voor u als werkgever zijn.

Personenmobiliteit van medewerkers

Personenmobiliteit bestaat in het kader van het Klimaatakkoord uit twee onderdelen, namelijk zakelijke mobiliteit en woon- werkmobiliteit. Woon- werkmobiliteit is het reizen van de medewerker tussen zijn woon- of verblijfplaats en de locatie waar arbeid wordt verricht (het vaste werkadres). Zakelijk mobiliteit betreft de reizen die medewerkers voor hun werk maken, met uitzondering van woon- werkmobiliteit. Werkgevers zullen dus zowel het woon- werkverkeer als het zakelijke reizen van hun medewerkers moeten rapporteren. Een medewerker is hierbij iemand die op 1 januari van het jaar waarover wordt gerapporteerd, op grond van een arbeidsovereenkomst of een publiekrechtelijke aanstelling, gehouden is tot het verrichten van ten minste twintig uur betaalde arbeid per maand voor een onderneming of rechtspersoon. Dit betekent dat bijvoorbeeld uitzendkrachten en vrijwilligers niet meetellen als medewerker.

Rapportageverplichting

Vanaf 2024 moet personenmobiliteit gerapporteerd worden. Maar wat betekent dit concreet voor u als werkgever? Als u onder deze rapportageverplichting valt, moet u elk jaar  een formulier van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) invullen en indienen. Het eerste jaar waarover gerapporteerd moet worden is 2024. De rapportage moet uiterlijk 30 juni 2025 zijn ingediend. Dit kan gevolgen hebben voor uw bedrijfsadministratie, en het is belangrijk om deze aanpassingen vóór 1 januari 2024 door te voeren. U moet namelijk  niet alleen de kilometers (afstand) maar ook het type vervoersmiddel bijhouden, zodat deze gegevens gerapporteerd kunnen worden. Bij motorvoertuigen dient dit vervolgens te worden opgesplitst in verschillende soorten brandstof (bijvoorbeeld diesel, benzine of elektrisch). Op deze manier kan de overheid bepalen wat gemiddeld de CO2-uitstoot van de onderneming per kilometer is. Werkgevers moeten ervoor zorgen dat zij beschikken over de relevante informatie . Dit kan bijvoorbeeld door een enquête uit te zetten en daarmee een representatieve steekproef van de medewerkers te krijgen. Als u in plaats van een sluitende administratie op individueel werknemersniveau, gebruik maakt van een steekproef , let dan goed op de vereisten. Wij vertellen u graag meer over hoe u dit vorm kunt geven.

UPDATE: De registratieplicht is uitgesteld en treedt nu per 1 juli 2024 in werking. De rapportagedeadline van 30 juni 2025  voor de periode 1 juli – 31 december 2024 blijft ongewijzigd.

Aandachtspunten

Er is een aantal aandachtspunten bij het verzamelen van de benodigde gegevens en het indienen van de vereiste rapportage. Als er gebruik gemaakt wordt van een leaseauto, dient er bijvoorbeeld enkel naar de zakelijke kilometers gekeken te worden. Mochten deze niet bekend zijn, dan kan door middel van de forfaitaire methode of een steekproef een inschatting van het zakelijk gebruik worden gemaakt.  Maakt een medewerker van verschillende vervoersmiddelen gebruik, dan moet het meest gebruikte vervoersmiddel worden gekozen. De andere kilometers mogen dan bij dit vervoersmiddel worden opgeteld. Heeft u 100 of meer medewerkers, maar stelt u geen financiële vergoeding, vervoersbewijs voor openbaar vervoer, fiets, bromfiets, personenauto, motorfiets of andere mobiliteitsvoorziening beschikbaar? Dan is de rapportageverplichting niet van toepassing. 

Meer weten?

Het is belangrijk dat u op tijd start met de voorbereidingen voor deze nieuwe administratie- en rapportageverplichtingen. Onze Employment Advisory specialisten helpen u hier graag bij.  Zo weet u precies welke verplichtingen u heeft, hoe u hieraan kunt voldoen en welke aandachtspunten u voor ogen moet houden.

Heeft u vragen over deze regeling, of wilt u bespreken hoe u de administratieve aspecten praktisch tot uitvoering kunt brengen? Neem dan contact op met onze Employment Advisory adviseurs. Wij vertellen u graag hoe wij u van dienst kunnen zijn!

Wet- en regelgeving op dit gebied kan onderhevig zijn aan verandering. Wij raden u aan om met uw Baker Tilly adviseur te overleggen over de impact hiervan.