Voorraden zijn het ‘elastiek’ tussen de dynamiek in de vraag van klanten en de (on)mogelijkheden van de leveranciers of het eigen productieproces. Als u de elastiek weghaalt, door bijvoorbeeld het Just-In-Time (JIT) principe te gaan hanteren, koppelt u de schakels in de logistieke keten een-op-een aan elkaar. Dit JIT-principe vereist een nauwkeurige planning en besturing en een volledige transparantie van die logistieke keten. Of anders gezegd: u weet precies waar de voorraad zit, wat de actuele vraag is en wat de vraag wordt in de komende dagen.
Voorspel de klantvraag
Vraagt u zich af hoe u ervoor kunt zorgen dat u de vraag van uw klanten accuraat kunt voorspellen, zodat u daar de goederenstroom op kunt inrichten? Ik heb vier tips voor u om tot een accurate vraagvoorspelling te komen. Op die manier heeft u een kompas in handen waarop uw logistieke keten kan gaan varen.
Tip 1: Kies een voorspelmethode die aansluit bij de vraag en het aanbod van uw producten
Er zijn veel verschillende methoden voor het voorspellen van de vraag: van puur statistisch berekenen van de verwachte vraag op basis van historische verkoopgegevens tot Delphi-methoden waarbij heel veel informatie wordt gebundeld tot een voorspelling van de vraag. Bij elk product hoort een passende voorspelmethodiek (en daarmee de bestelformule voor het voorraadbeheer). Kies een bestelformule voor het beheersen van de voorraden die aansluit bij de karakteristieken van uw producten. Bijvoorbeeld een bestelformule gebaseerd op historische verkoopgegevens is niet geschikt als u een modegevoelig product of een product met een korte productlevenscyclus verkoopt.
Tip 2: Voorspel eerst op het niveau van de productfamilie
Kies bij het voorspellen van de vraag voor het juiste aggregatieniveau. Begin met ver vooruit te plannen op een hoog aggregatieniveau (bijvoorbeeld de productfamilie/groep) en maak pas later een meer gedetailleerde vraagvoorspelling op het individuele productniveau. U heeft dan namelijk betere informatie over wat uw klanten echt willen hebben.
Tip 3: Voorraden verspreid over de wereld? Hanteer duidelijke ‘spelregels’ voor planning en voorraadbeheer
Bent u internationaal actief en heeft u verkooporganisaties in verschillende landen? Het zonder meer bij elkaar optellen van de vraagvoorspelling van nationale verkooporganisaties tot een totale vraagvoorspelling leidt enkel tot het optellen van even zovele veiligheidsvoorraden. Hanteer daarom duidelijke spelregels over het planningsproces en de verdeling van producten bij eventuele schaarste. In die spelregels bepaalt u de betrouwbaarheid van de vraagvoorspelling die nationale verkooporganisaties moeten afgeven, wie het eerst voorraden krijgt bij schaarste en wat er moet gebeuren met niet verkochte voorraden.
Tip 4. Volg de voortgang van de voorspelde vraag
Houd continu een vinger aan de pols. Als u ziet dat de voorspelde vraag niet wordt gerealiseerd (check) dan moet u tijdig bijsturen (act). Dat vergeten bedrijven nog wel eens. Dan produceert u uiteindelijk niet de producten waar de klanten om vragen en eindigt u met hoge kosten van onnodige voorraden. Het gaat niet alleen om het plannen van de vraag, maar vooral ook om het besturen van die vraag door bijvoorbeeld extra inspanningen vanuit verkoop.
Grip op voorraad voor beter werkkapitaal
Een meer accurate voorspelling van de klantvraag stelt u dus beter in staat om uw goederenstroom hierop in te richten, hierdoor de voorraad te optimaliseren en beter te beheersen en daarmee een beter werkkapitaal te realiseren. Wilt u hiermee zelf aan de slag? Of meer weten over goederenstroombeheersing of andere opties om uw werkkapitaal te verbeteren? Neem dan contact met ons op.
Dit bericht is meer dan zes maanden geleden gepubliceerd. Omdat wet- en regelgeving continu in beweging is, raden wij u aan met uw Baker Tilly adviseur te bespreken of de informatie in dit bericht actueel is en gevolgen heeft (of mogelijkheden biedt) voor uw situatie. Uw adviseur praat u graag bij over de laatste stand van zaken.
