Loonbelasting
Personeel in het buitenland? Let op de gevolgen op het gebied van loonbelasting!
Breidt u uw bedrijfsactiviteiten uit naar het buitenland? Dan is er een goede kans dat u personeel in het buitenland gaat aannemen of uw Nederlandse personeel in het buitenland inzet. Deze situaties brengen unieke belastingverplichtingen - in Nederland én het buitenland - met zich mee, die uw aandacht als werkgever vereisen. Hier volgen enkele kernpunten die u in overweging moet nemen bij tijdelijke of langdurige tewerkstelling in het buitenland van in Nederland wonende werknemers.
Inkomen: waar is het belast?
Bij werknemers die in het buitenland werken, is het cruciaal om te bepalen in welk land zij belastingplichtig zijn. Meestal betaalt een werknemer belasting over zijn wereldinkomen in zijn woonland (het land waar de persoon fiscaal inwoner is). Wanneer er ook loon wordt genoten uit een ander land (het werkland), kan dat land ook belasting willen heffen. Om dubbele belastingheffing te voorkomen, stellen belastingverdragen vast welk land wanneer belasting mag heffen. Nederland heeft overigens niet met elk land een verdrag gesloten. Wanneer er geen verdrag van toepassing is, kan soms een beroep worden gedaan op een eenzijdige (Nederlandse) regeling om dubbele belastingheffing te voorkomen.
183-dagen-criterium
In de meeste belastingverdragen is bepaald dat het werkland van de medewerker het recht heeft belasting te heffen over het daar verdiende loon. Een uitzondering hierop is het 183-dagen-criterium. Als deze uitzondering in het belastingverdrag is opgenomen, dan heeft het woonland van de medewerker het exclusieve recht om belasting te heffen over dat inkomen, als aan de volgende drie voorwaarden cumulatief is voldaan:
De werknemer brengt niet meer dan 183 dagen binnen een specifieke periode (meestal 12 maanden) door in het werkland. Deze periode kan een kalenderjaar zijn of een andere twaalfmaandsperiode, afhankelijk van het verdrag met het betreffende land. Alle dagen, inclusief niet-werkdagen, zoals weekenden of vakantiedagen, tellen mee;
De werkgever die het loon betaalt (of de loonkosten draagt), is niet gevestigd in het werkland en het loon wordt ook niet betaald door - of namens - een werkgever in het werkland. Er is dus geen sprake van een zogenoemde ‘materiële werkgever’ in het werkland;
Het loon van de medewerker komt niet ten laste van de winst van een vaste inrichting of een vaste vertegenwoordiger van de werkgever in het werkland, bijvoorbeeld een filiaal, of van een vast middelpunt van de werkgever in het werkland, zoals een verkooppunt van een fabrikant.
Om een geslaagd beroep te doen op de uitzondering, is het essentieel om te kunnen bewijzen dat aan alle drie de voorwaarden is voldaan. Wordt aan één van de drie voorwaarden niet voldaan, dan heeft het werkland het recht belasting te heffen. Dit deel van het inkomen hoeft mogelijk niet te worden betrokken in de Nederlandse loonbelasting en Nederland zal in die gevallen vaak een vorm van voorkoming van dubbele belastingheffing bieden bij de aangifte inkomstenbelasting. Overigens geldt het 183-dagen-criterium niet altijd zonder meer voor bestuurders en commissarissen. Op hen kunnen afhankelijk van het toepasselijke verdrag aparte regels van toepassing zijn.
Het is derhalve cruciaal om de werkdagen van uw werknemer bij te houden door middel van een werkdagenkalender, wanneer uw personeel grensoverschrijdend werkt. Het is vaak lastig om de werkdagen achteraf overtuigend aan te tonen. Bovendien is er een aantal speciale regels voor zaken als reis- en ziektedagen. Neemt u gerust contact op met één van onze adviseurs als u vragen heeft over de specifieke regels of een standaardformat van een werkdagenkalender wenst te ontvangen.
Inhoudingsplicht
Zodra u heeft vastgesteld waar het inkomen van uw medewerker belast is, is het aan u om te beoordelen of er in dit land (of deze landen) een inhoudingsplicht voor u als werkgever bestaat. Deze beoordeling is gebaseerd op de lokale nationale wetgeving. Het is dan ook verstandig u goed te laten informeren door een specialist. Als onderdeel van het wereldwijde Baker Tilly International netwerk, hebben wij korte lijntjes met vertrouwde lokale adviseurs. Zo kunnen wij u vrijwel altijd in contact brengen met een netwerkpartner die met u meedenkt en u adviseert in uw specifieke situatie.
Loon omrekenen
Ieder land heeft zijn eigen fiscale bepalingen. Dit heeft direct invloed op uw werkgeverslasten en het nettoloon van de medewerker. Wat in Nederland onbelast mag worden vergoed, kwalificeert in het werkland mogelijk als belastbaar loonbestanddeel. Terwijl sociale zekerheidspremies die in Nederland onbelast door een werkgever mogen worden betaald, in het werkland mogelijk worden gekwalificeerd als belast loon. Ook de auto van de zaak wordt in andere landen vaak op een andere manier in de heffing betrokken. Het is daarom essentieel om het loon om te rekenen naar de fiscale maatstaven van het werkland. Op deze manier zorgt u ervoor dat het juiste fiscale loon in aanmerking wordt genomen en dat er niet te veel of juist te weinig belasting wordt ingehouden en afgedragen.
Salary-split
Het totale loon voor heffingsdoeleinden wordt, mede aan de hand van het aantal gewerkte dagen, verdeeld tussen de betrokken landen. Deze verdeling van belastingheffing over het inkomen van uw medewerker noemen we ook wel een ‘salary-split’. Of u een salary-split moet toepassen, is afhankelijk van de feitelijke omstandigheden en de (lokale) wet- en regelgeving. Het is geen keuzemogelijkheid. Of een salary-split voordelig of nadelig is, hangt af van de lokale wetgeving. Wanneer belastingen in verschillende landen moeten worden ingehouden en afgedragen, kan er een voordeel ontstaan door het benutten van de vrijstellingen en de lagere aanvangstarieven van een progressief oplopend tarief in meerdere landen. Als echter het aanvangstarief in het andere land hoger is dan het gemiddelde tarief waarop men in het woonland effectief wordt belast, dan resulteert dit in een netto achteruitgang. Indien de werknemer in België of Duitsland belastbaar is, kan hij in de aangifte inkomstenbelasting bij een netto achteruitgang mogelijk aanspraak maken op de compensatieregeling voor grensarbeiders.
Gevolgen medewerker: wees voorbereid
Werken over de grens kan invloed hebben op het (netto) inkomen van de medewerker. Dit wordt bijvoorbeeld veroorzaakt door interactie tussen verschillende belastingregels en tarieven en de salary-split. Ook de fiscale behandeling van loonelementen door verschillende landen heeft gevolgen voor zowel de loonkosten van de werkgever, als voor het nettoloon van de medewerker. Dit kan aanleiding geven om de arbeidsvoorwaarden nog eens goed na te gaan. Het is belangrijk om hier van tevoren bij stil te staan om onaangename verrassingen voor uw personeel te voorkomen.
Als werkgever is het verstandig om zaken zoals een buitenlandse loonbelastingplicht en een salary-split op voorhand in kaart te brengen. Zo kunt u ervoor zorgen dat u voldoet aan uw internationale verplichtingen en de situatie zo goed mogelijk inricht. Ook kunt u het werken in het buitenland voor uw medewerkers op voorhand aantrekkelijker maken door bijvoorbeeld afspraken te maken over het netto salaris en het beperken van de invloed daarop door buitenlandse belastingen (tax equalization / tax protection). Wij bespreken de mogelijkheden graag met u.
Meer weten over internationaal uitbreiden?
Wilt u meer weten over werkgeverschap en internationale groei? Onze Global Mobility specialisten helpen u bij het in kaart brengen van de arbeidsrechtelijke aandachtspunten, administratieve verplichtingen en uw (buitenlandse) belastingplicht. Ook voor de (internationale) coördinatie van uw HR-zaken en salarisadministratie kunt u bij ons terecht. Samen met onze wereldwijde netwerkpartners van Baker Tilly International, adviseren onze Global Mobility specialisten u graag op het vlak van voorkoming van dubbele belasting, buitenlandse inhoudingsplicht, de salary-split en sociale zekerheid.
Wet- en regelgeving op dit gebied kan onderhevig zijn aan verandering. Wij raden u aan om met uw Baker Tilly adviseur te overleggen over de impact hiervan.
