Op vakantie met een auto van de zaak: wat zijn de mogelijkheden?

Gaan uw medewerkers dit jaar met de auto op vakantie? Dan kunnen zij overwegen om met de auto van de zaak te gaan mits de autoregeling dit toestaat. Werknemers kiezen steeds vaker voor een elektrische auto van de zaak of voor een kleinere auto van de zaak. Maar hoe zit het als een medewerker tijdelijk gebruik maakt van een andere auto, bijvoorbeeld om mee op vakantie te gaan? We bespreken de mogelijkheden, aandachtspunten en fiscale spelregels voor u als werkgever en uw werknemers.

Bijtellingsregels elektrische auto

U kunt als werkgever een (elektrische) auto aan uw medewerker ter beschikking stellen. Wanneer de medewerker de auto ook privé mag gebruiken, moet daarvoor een fiscale bijtelling bij het loon van de medewerker worden opgeteld. Deze bijtelling is loon in natura. In 2024 geldt een standaardbijtelling van 22% van de cataloguswaarde. Voor volledig elektrische auto’s geldt nu nog een lagere bijtelling van 16% tot een cataloguswaarde van € 30.000. Voor het deel van de cataloguswaarde daarboven geldt de bijtelling van 22%.

Privégebruik

De bijtelling mag achterwege worden gelaten als de medewerker maximaal 500 kilometer per jaar privé rijdt. Let hierbij goed op de voorwaarden! Voor de 500-kilometergrens worden alle kilometers van alle ter beschikking gestelde auto’s samengenomen. Een overschrijding van de grens resulteert in een bijtelling voor alle auto’s. Een tijdelijke (extra) auto die ter beschikking wordt gesteld voor de vakantie zal er dus in de meeste gevallen voor zorgen dat er toch een bijtelling voor het hele jaar, verdeeld over de twee auto’s, volgt.

Tijdelijk een andere auto

Het is mogelijk dat de elektrische of kleine auto van de zaak van de medewerker minder geschikt is voor langere ritten, zoals vakantieritten  in het buitenland. Dit kan leiden tot de vraag of tijdelijk een andere auto, bijvoorbeeld een benzine- of dieselauto of een familieauto, ter beschikking kan worden gesteld. Voor de werkgever zijn er twee opties om aan deze vraag tegemoet te komen:

1.     Twee auto’s van de zaak

De eerste mogelijkheid is om naast de vaste auto een tijdelijke auto ter beschikking te stellen. Voor de vaste (elektrische of kleine) auto geldt de eerder genoemde fiscale bijtelling voor het hele jaar. Daarnaast wordt voor de extra auto ook een bijtelling bij het loon van de medewerker opgeteld. Deze bijtelling wordt volgens de reguliere bijtellingsregels bepaald en naar tijdsevenredigheid toegepast.

Bij de terbeschikkingstelling van een tijdelijke extra auto kan de belastinginspecteur het standpunt innemen dat er voor de tweede auto sprake is van excessief privégebruik, waardoor de werkelijke kosten van de auto tot het loon worden gerekend. Er is sprake van excessief privégebruik wanneer de werkelijke waarde van het privégebruik duidelijk meer is dan de waarde op basis van het algemene bijtellingspercentage. Dit zal vaak het geval zijn wanneer de tweede auto ter beschikking wordt gesteld om op vakantie te gaan.

2.    Vervangende auto

De tweede optie is om de medewerker de vaste auto te laten inleveren bij de werkgever of leasemaatschappij. Werkgever en werknemer leggen schriftelijk vast dat de auto voor de vakantieperiode wordt ingeleverd. Deze auto staat dan niet meer ter beschikking van de medewerker. Tijdens de vakantie wordt de bijtelling van de vervangende auto opgeteld bij het loon. De rest van het jaar zal de reguliere bijtelling van de vaste auto naar tijdsevenredigheid worden toegepast. Dit levert het voordeel op dat er geen dubbele bijtelling wordt toegepast bij de medewerker.

Het kan voorkomen dat de werknemer een hogere eigen bijdrage moet betalen voor het gebruik van een tijdelijke auto. Als de eigen bijdrage vooraf schriftelijk wordt overeengekomen, kan deze in mindering worden gebracht op de bijtelling. Het verhalen van dubbele leasekosten zou bijvoorbeeld ook als eigen bijdrage kunnen worden aangemerkt.

Autoregeling

We adviseren om de spelregels tussen werkgever en werknemer vast te leggen in een autoregeling. In deze regeling wordt onder andere vastgelegd in hoeverre men aanspraak maakt op een auto, of een eigen bijdrage verschuldigd is, wat er gebeurt bij schade en wat er met de auto gebeurt in geval van ziekte, wijziging of beëindiging van het dienstverband.

Meer weten over de auto van de zaak?

Heeft u als werkgever vragen over fiscale behandeling van de auto van de zaak? Neem contact op met onze Employment Advisory specialisten. Zij vertellen u graag meer!

Wet- en regelgeving op dit gebied kan onderhevig zijn aan verandering. Wij raden u aan om met uw Baker Tilly adviseur te overleggen over de impact hiervan.