Doe de test: wat zijn in uw processen belangrijke knelpunten?
“Hoe heeft ons dit zo kunnen overkomen? In het begin pakte de pandemie zeer gunstig voor ons uit, de verkoopafdeling draaide overuren om de orders aan te kunnen nemen. Het succes keerde echter al snel tegen ons. Ons productieproces bleek deze enorme volumes niet aan te kunnen.” Het voorbeeld is exemplarisch voor ondernemers waarbij de uitbraak van corona een startschot was voor een explosieve groei in de vraag vanuit de klant. Echter, waarbij zij hun klanten ‘uit de brand’ helpen, helpen zij zichzelf dikwijls ‘in de brand’. De grote vraag is: waar gaat het mis?
In het eerder genoemde voorbeeld van een productiebedrijf kwamen bezettingsgraden niet uit en zorgde storingen door uitgesteld preventief onderhoud voor veel verloren uren in de productie. Met als gevolg dat de planning en de medewerkers onder druk kwamen te staan. Dat gold ook voor de kwaliteit. Kwaliteitscontroles werden ondergeschikt gemaakt aan de levertijden waardoor klanten producten steeds vaker afkeurden. Bovendien kocht de inkoopafdeling onder druk van de enorme orderportefeuille te duur in om minimumvoorraden te borgen. Daardoor vielen brutomarges tegen alleen werd dat niet op tijd gesignaleerd. Deze ondernemer was in de groeispurt van zijn bedrijf vooral druk met brandjes blussen.
Processen onder druk
Het is een veelvoorkomend probleem bij allerlei typen mkb-bedrijven: processen blijken onvoldoende wendbaar, weerbaar en groeibestendig. Uitvoerende processen zijn ingericht op de huidige situatie en groeien organisch mee. Totdat er plots iets verandert, zoals de uitbraak van een pandemie (met in het voorbeeld een explosieve toename van de klantvraag als gevolg). De beheersbaarheid en kwaliteit van het proces komen onder druk en dat legt de knelpunten pijnlijk bloot. Uiteindelijk krijgen deze bedrijven vroeg of laat allemaal problemen met bijvoorbeeld leverbetrouwbaarheid, klant- en medewerkerstevredenheid en winstgevendheid. En is de noodzaak om te zorgen voor meer wendbaarheid en groeibestendigheid in processen overduidelijk aanwezig.
Kijk kritisch naar uw bedrijfsprocessen
Wij adviseren ondernemers het dak te repareren als de zon schijnt. Wacht niet totdat het fout gaat, maar kijk juist onder gunstige bedrijfsomstandigheden kritisch naar uw bedrijfsprocessen. Het optimaliseren van bedrijfsprocessen heeft in uw organisatie vast al wel de aandacht. Toch merken wij in de praktijk dat dat niet in alle gevallen een duurzame oplossing is. Procesoptimalisatie wordt er vaak vanuit een afdeling ‘even bij gedaan’. Het wordt niet integraal aangepakt. Bovendien wordt er geredeneerd vanuit bestaande patronen en systemen, noem het bedrijfsblindheid, en krijgt de toekomstbestendigheid van de mogelijke oplossing onvoldoende aandacht.
Pak procesoptimalisatie integraal aan
De beste oplossing: kies voor een aanpak, waarbij u doorlopend werkt aan het optimaliseren van processen. Begin bij het in kaart brengen van de organisatiedoelen, de belangrijkste processen en de knelpunten. Vanuit de organisatiedoelen en de belangrijkste knelpunten bepaalt u namelijk wat het perspectief van de optimalisatie is.
Kies uw perspectief
U kunt bijvoorbeeld als algemeen doel winstmaximalisatie hebben. Maak dit perspectief specifieker door het te formuleren als het verbeteren van brutomarges, verminderen van uitval en/of afval of efficiënter en effectiever werken. Uiteraard zijn er nog vele andere perspectieven denkbaar: het optimaliseren van informatiestromen, het verbeteren van de ketenpositie, het verbeteren van het kwaliteitsmanagementsysteem of meer integraal werken (van denken vanuit een afdeling naar het denken vanuit een klantketen).
Tip: vraag subsidie aan voor begeleiding van procesoptimalisatie
Wist u dat u via de SLIM-regeling van het RVO subsidie kunt krijgen voor het inschakelen van een frisse blik bij procesoptimalisatie? Binnen deze subsidieregeling staat het realiseren van een continu lerende organisatie centraal. Mocht u dus ‘uw dak willen repareren’, weet dan dat u subsidie kunt aanvragen voor het advieswerk van een onafhankelijk expert zoals Baker Tilly.
Test: wat zijn uw belangrijkste knelpunten?
Beantwoord vragen, verdeeld over een aantal uitvoerende en ondersteunende processen, en u ontvangt binnen twee werkdagen van ons een korte analyse van uw processen én een indicatie van de belangrijkste aandachtspunten.
Dit bericht is meer dan zes maanden geleden gepubliceerd. Omdat wet- en regelgeving continu in beweging is, raden wij u aan met uw Baker Tilly adviseur te bespreken of de informatie in dit bericht actueel is en gevolgen heeft (of mogelijkheden biedt) voor uw situatie. Uw adviseur praat u graag bij over de laatste stand van zaken.
