"In- en verkoopfacturen, bestelbonnen en andere bestanden die bedrijven onderling uitwisselen, worden nog vaak in PDF verstuurd. De andere partij moet zo’n bestand openen en de gegevens overnemen in het eigen systeem. Dat kost tijd en is foutgevoelig. Om betrouwbaarheid van gegevens te kunnen garanderen en efficiënter te kunnen werken, is het wenselijk dat partijen elkaars gegevens direct kunnen lezen, verwerken en interpreteren. Universal Business Language (UBL) levert een belangrijke bijdrage aan de integratie van financiële (of administratieve) processen tussen bedrijven in een keten. Met UBL worden verkoopfacturen elektronisch naar de klant verstuurd. De klant leest de factuur direct in en zet deze automatisch klaar om te boeken en te verwerken in de financiële administratie.
Universal Business Language levert een belangrijke bijdrage aan de integratie van financiële (of administratieve) processen tussen bedrijven in een keten.
De integratie van bedrijfsprocessen binnen de keten komt al op meer plekken voor dan we denken. In de wereld van telebankieren worden bijvoorbeeld al heel lang direct mutaties verwerkt: we voeren de betalingsgegevens zelf in en met één druk op de knop staan ze in het systeem van de bank. Hoe anders was dat met een acceptgiro die handmatig door een bankmedewerker verwerkt moest worden.
Waar UBL een oplossing biedt voor financiële applicaties, zijn er ook andere technologische oplossingen voor ketenintegratie die al lang(er) bestaan. Zoals EDI, een afgesproken taal die de inhoud van bestanden standaardiseert. Ter illustratie: Albert Heijn verplicht leveranciers EDI-berichten te kunnen lezen (t.b.v. orderstroom) en genereren (t.b.v. leveringen en facturen). Als een product uitverkocht dreigt te raken, krijgt de leverancier een bericht en binnen een paar uur moeten de producten weer in het schap staan. EDI maakt dat mogelijk. Albert Heijn is hierin de 'regisseur' in de keten die deze communicatie afdwingt. UBL kun je met EDI vergelijken. Het wordt op dit moment in verschillende financiële applicaties ingebouwd.
Voor een oplossing als UBL heb je natuurlijk de techniek nodig: de software om bestanden aan te maken. Maar je moet ook een inhoudelijke standaard met elkaar afspreken: hoe stel je je bestanden op, wat communiceer je met elkaar, hoe omschrijf je bepaalde zaken en wanneer wissel je gegevens uit? Ook dat is bij UBL inmiddels uitgekristalliseerd door middel van (internationale) standaardisatie. Daarmee zijn de randvoorwaarden voor een succes geschapen.
Mijn advies aan ondernemers die op zoek zijn naar een nieuwe applicatie voor het financiële pakket: houd rekening met UBL! Een scanoplossing is mooi, maar ik zou daar nu niet meer in investeren. Een scanstraat moet gegevens scannen en interpreteren, dat is altijd nog onnauwkeuriger dan een systeem waarin gegevens direct elektronisch leesbaar en verwerkbaar zijn. Ik verwacht dat UBL de komende periode geleidelijk algemeen geaccepteerd wordt. Tot die tijd zijn er zogenaamde ‘brokers’, tussenpersonen die gegevens kunnen omzetten voor partijen die nog geen UBL gebruiken. Zo kun jij als ondernemer profiteren van alle mogelijkheden van deze slimme technologie. En kun je meer doen tegen lagere kosten, ook als nog niet iedereen is overgestapt.”
Wil je meer weten over UBL of andere IT zaken? Lees dan meer over onze dienstverlening IT Advisory. Wie weet kunnen wij je helpen. Ook handig: het ondernemerscollege van Martijn Aslander. Hij geeft les over de impact van snelle nieuwe technologieën.
Dit bericht is meer dan zes maanden geleden gepubliceerd. Omdat wet- en regelgeving continu in beweging is, raden wij u aan met uw Baker Tilly adviseur te bespreken of de informatie in dit bericht actueel is en gevolgen heeft (of mogelijkheden biedt) voor uw situatie. Uw adviseur praat u graag bij over de laatste stand van zaken.
